Hiljaisen tiedon hyödyntäminen julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Tieto on asiantuntijaorganisaation tärkein pääoma. Hiljaisella tiedolla on merkittävä rooli organisaation menestymisessä, ja eläköitymisten myötä myös julkiselta sektorilta on vaarassa kadota hiljaista tietoa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli saada selville, minkälaista hiljaista tietoa tutkimuksen kohteena olevassa organisaatiossa on. Kehittämistyön myötä pyrittiin selvittämään, miten hiljaista tietoa voitaisiin hyödyntää ja jakaa eteenpäin.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa aineiston kerääminen tehtiin menetelmätriangulaation avulla. Opinnäytetyön tietoperustassa käsiteltiin tiedon eri määritelmiä ja hiljaista tietoa asiantuntijaorganisaatiossa sekä hiljaisen tiedon jakamisen menetelmiä. Tutkimusaineisto koostui teemahaastatteluista, joihin haastateltiin viittä yksikön työntekijää. Teemahaastattelun asiantuntijat valikoituivat yksikön eri ryhmistä lumipallomenetelmän avulla. Tässä menetelmässä haastateltavat nimeävät ne henkilöt, joilta voitaisiin saada parhaita vastauksia haastattelun teemoihin. Lisäksi tutkimuksessa kartoitettiin kyselytutkimuksella koko yksikön henkilöstön hiljaisen tiedon tilannetta, joten mukana oli piirteitä myös määrällisestä tutkimuksesta. Kyselytutkimus lähetettiin 38:lle (N) yksikön työntekijälle, ja kyselyyn vastasi 19 (n) työntekijää.

Tutkimustulokset osoittivat, että hiljaisen tiedon tunnistamisessa on tutkimuksen kohteena olevassa yksikössä haasteita. Opinnäytetyön tuloksena tuotettiin seuraavia kehittämisehdotuksia: hyvien käytäntöjen kehittäminen, organisaatiokulttuurin vahvistaminen ja suunnitelmallisuus töiden organisoinnissa. Tutkimuksen mukaan hiljaisen tiedon jakamisen menetelminä on ollut käytössä esimerkiksi rinnakkain työskentely ja viikoittaiset ryhmäpalaverit. Näitä hyviä käytäntöjä tulee vielä kehittää, jotta hiljaisen tiedon jakaminen ja hyödyntämi-nen saadaan paremmin jokapäiväiseen työntekoon mukaan. Tutkimustuloksista käy ilmi myös, että organisaatiokulttuurilla ja suunnitelmallisuudella töiden organisoinnissa on huomattava rooli hiljaisen tiedon jakamisessa. Tutkimusaineiston analysoinnin yhteydessä nousi esiin myös onnistuneen perehdytyksen merkittävä asema hiljaisen tiedon jakamisessa.

Knowledge is the most important capital of an expert organization. Tacit information plays a significant role in the success of an organization, and as the great age classes retire, the public sector is also at risk of losing tacit information. The target of this thesis was to find out what kind of tacit information exists in the organization under study. During the development work, efforts were made to find out how tacit information could be exploited and shared.

The research was carried out as a case study, where data collection was done using method triangulation. The theoretical framework of the thesis presents different definitions of knowledge and tacit knowledge in an expert organization, as well as methods of sharing tacit knowledge. The research material was collected by thematic interviews, in which five employees of the unit were interviewed. The experts for the theme interview were selected from different groups of the unit using the snowball method. In this method, the interviewees name the persons from whom the best answers to the themes of the interview could be obtained. the study also surveyed the tacit knowledge situation of the entire unit's personnel with a survey, so there were also features of a quantitative study. The survey was sent to 38 employees of the unit, and 19 employees answered the survey.

The research results showed that there are challenges in identifying tacit knowledge in the unit under study. As a result of the thesis, the following development proposals were produced: development of good practices, strengthening of the organizational culture and planning in the organization of work. According to the research, the methods of tacit information sharing have been, for example, parallel working and weekly group meetings. These good practices still need to be developed so that the sharing and utilization of tacit knowledge can be better included in everyday work. The research results also showed that organizational culture and planning in the organization of work play a significant role in the sharing of tacit information. In connection with the analysis of the research material, the important position of a successful induction in the sharing of tacit knowledge also emerged.