Riskienhallinta- ja toimittaja-arviointiprosessin kehittäminen

Abstract

Tutkimustyön tavoitteena oli kehittää kohdeorganisaation hankintaosaston riskienhallintaprosessia siten, että riskienhallintamenetelmät tulevat tutuksi ja otetaan käyttöön koko hankintaorganisaation sisällä ja riskienarvioinnit suoritetaan järjestelmällisesti ja säännöllisesti. Toisena tavoitteena oli kehittää toimittaja-arviointiprosessia ja tutkia pystytäänkö näitä prosesseja yhdistämään työmäärän helpottamiseksi.

Systemaattisesti toteutettu riskienhallinta tuo yritykselle lisäarvoa ja varmistaa strategian toteutumisen. Vain tiedostettuja riskejä voidaan pyrkiä hallitsemaan, siksi riskit täytyy arvioida ja suunnitella toimenpiteet niiden ehkäisemisen tai toteutumisen varalle. Hyvä toimittajahallinta on osa riskienhallintaa. Kun toimittajien suoritusta arvioidaan ja seurataan, molemmat osapuolet tietävät mitä yhteistyöltä odotetaan.

Teoriaosuudessa käsitellään tutkimusmenetelmiä, toimittajahallintaa, riskienhallintamenetelmiä sekä yritysvastuuta ja ESG:tä riskienhallinnan näkökulmasta. Opinnäytetyön toteutustavaksi valittiin toimintatutkimus sen käytännönläheisyyden vuoksi ja siinä käytettiin laadullisia tutkimusmenetelmiä; benchmarkingia, sisäisten dokumenttien analyysia ja havainnointia. Toimintaa kehitettiin yhteistyössä hankintatiimin kanssa ja työpajatyyppistä ongelmanratkaisukeinoa käytettiin sekä toimittaja-arvioinneissa että riskiarvioinneissa.

Työssä esitettyjen ja toteutettujen toimenpiteiden jälkeen, hankinnan riskienhallinnan toimintamallista onnistuttiin luomaan säännöllinen ja selkeä, jossa jokainen tietää omat velvollisuutensa. Tärkein johtopäätös oli, että mikäli riskienarviointiprosessista halutaan säännöllinen osa hankintaosaston työtä, se vaatii onnistuakseen selkeät vastuiden määrittelyt ja ohjeen, miten riskejä arvioidaan sekä millaisilla toimenpiteillä riskejä pystytään hallitsemaan. Toimittaja-arviointi voidaan yhdistää riskienhallinnan prosessiin, näin saadaan yksinkertaistettua prosessia ja helpotettua työmäärää.

The aim of this study was to develop the Risk Management process of the case organization so that the risk management methods will become familiar to procurement stakeholders and can be implemented through the whole purchasing organization, while risk evaluations will be processed punctually and systematically. Another objective was to develop the Supplier Management process and explore if these two processes could be combined in such a way as to eliminate overlaps in work.

The theoretical framework of this thesis focuses on Supplier Management and Risk Management best practices, and Corporate Social Responsibility and ESG from the risk management point of view. The conceptual framework pointed out that Risk management which is carried out systematically adds value to any organization and ensures that the company´s strategy is taken into account. Risks need to be evaluated, as only the risks that are acknowledged can be managed. To manage risks, the organization develops plans for relevant actions. Good supplier management is part of risk management. When suppliers are evaluated and followed up, both parties know what to expect from the partnership, and what risks can be anticipated.

This study was conducted using action research methodology as the study problem was practical. The study relied on the use of qualitative research methods such as benchmarking, internal document analysis, and interviews. Research was made in collaboration with the purchasing team, which was involved in workshops used in both supplier evaluations and risk evaluations.

As a result of this thesis, the risk management process in the case organization was improved into a functional and well-organized process. The procurement stakeholders became familiar with the risk management methods and learnt their own responsibilities in relation to this part. The most important finding was that, in order for the risk assessment process to become a regular part of the work of the procurement department, it requires the definition of responsibilities, as well as guidance on how to assess the risks and what steps can be taken to manage risks. The thesis also came to the conclusion that supplier evaluation can be combined with the risk management process, thus streamlining both processes and reducing the workload.