Dokumenttien hallintajärjestelmän hankinta ja käyttöönotto IT-Systems Finland Oy:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli etsiä ja ottaa käyttöön IT-Systems Finland Oy:n tarpeisiin sopiva dokumenttien hallintajärjestelmä.

Työ aloitettiin määrittelemällä dokumenttien hallintajärjestelmältä vaaditut ominaisuudet, minkä jälkeen järjestelmiä ryhdyttiin etsimään Internetistä.

Kun vaaditut ominaisuudet täyttävät järjestelmät oli kartoitettu, ladattiin niiden asennuspaketit suo-raan valmistajien verkkosivuilta. Tämän jälkeen valitut dokumenttien hallintajärjestelmät asennettiin palvelimelle ja ne testattiin vaadittujen ominaisuuksien, jotka olivat web-pohjaisuus, versionhallinta ja toiminta Windows-palvelimella, sekä käytettävyyden ja toimivuuden perusteella.

Järjestelmien testauksen jälkeen parhaimmiksi järjestelmiksi valittiin M-Files sekä Google Drive, jotka testattiin vielä tarkemmin. Lopullinen valinta käyttöönotettavaksi järjestelmäksi oli Google Drive sen käyttöliittymän selkeyden, ominaisuuksien sekä käytettävyyden vuoksi.

The purpose of this thesis was to search and deploy a suitable document management system, which fulfills the needs of IT-System Finland Oy, because the company does not have one yet.

The work was started by defining required properties for the document management system. After this the search for suitable system was carried out by exploring the Internet.

After mapping out the systems which met the properties, the installation packages were down-loaded straight from the manufacturers’s websites. After this the chosen systems were tested re-garding the required properties, usability and functionality.

After testing the systems, M-Files and Google Drive were chosen as the best ones, and they were tested again more closely.

In the end, Google Drive was chosen as the system to be deployed due to its explicit user inter-face and usability.