Perehdytysprosessin ja ohjeistuksen kehittäminen

Abstract

Insinöörityön tavoitteena oli kehittää pääasiassa metallisia julkisivutuotteita valmistavan yrityksen tuotannon perehdytysprosessia ja ohjeistusta. Kehittämisessä noudatettiin työturvallisuuden ja jatkuvan kehittämisen periaatteita. Insinöörityön rajauksena oli tuotannon kolme pilottialuetta, mutta niiden perehdytysprosessi oli sinällään laajennettavissa koskemaan kaikkia tuotannon alueita.

Nykytila-analyysissä tutkittiin sekä työturvallisuuden ja huollon ja kunnossapidon käytäntöjä että työ-, työnopastus- ja perehdytysprosesseja. Käytetyt tiedonkeruumenetelmät olivat havainnointi, työntekijöiden haastattelu ja yrityksen sisäisten dokumenttien tarkastelu. Kirjallisuustutkimuksessa etsittiin tietoa perehdyttämisen työkaluista, hiljaisen tiedon siirtämisestä, prosessin mittaamisesta sekä roolien ja vastuiden jakamisesta. Insinöörityön käsitekehys luotiin löytyneiden parhaiden käytäntöjen pohjalta.

Kehitysosiossa luotiin paranneltu perehdytysprosessi sekä työ-, työturvallisuus-, työnopastus- ja huolto- ja kunnossapito-ohjeet kolmelle pilottialueelle. Ohjeistuksen lisäksi perehdyttäjien osaamiseen liittyviin heikkouksiin vastattiin ehdottamalla viiden askeleen mallin ja työtehtävien videoinnin käyttöönottoa. Muun kuin suomen kielellä tehtävän perehdytyksen heikkouksiin vastattiin selkeyttämällä käännöstyön vastuut, ja erityisesti venäjänkielisen perehdytyksen resurssipulaan ehdotettiin ratkaisuna itse tehtävän tai valmiin digitaalisen materiaalin hyödyntämistä. Mittaamisen heikkouksiin vastattiin luomalla seurantataulukosta, haastattelusta ja kyselystä muodostuva perehdytysprosessin mittaristo. Lisäksi perehdytysprosessin vastuut ja roolit selkiytettiin RACI-taulukon avulla. Kehitysehdotuksen aineisto kerättiin yrityksen edustajan kanssa pidetyissä haastatteluissa ja työpajoissa.

Tehty ohjeistus saatiin käyttöön jo projektin aikana ja muita kehitysehdotuksen kohtia yritys ottaa käyttöön myöhemmin. Yrityksen edustajan mukaan insinöörityöllä on suuri merkitys myös työturvallisuuden parantumiseen. Pilottialueille tehtyjen ohjeiden pohjia käytetään ohjeiden luomiseen muille tuotannon alueille. Luotua tuotannon perehdytysprosessia voidaan tulevaisuudessa osittain soveltaa myös yrityksen muiden työntekijöiden perehdytyksen kehittämiseen.

The objective of the thesis was to develop the induction process and instructions for production in a company that mainly manufactures architectural surface structures from metal. The development was based on the principles of occupational safety and continuous improvement. The scope of the thesis was three pilot areas of production, but their induction process could be extended to cover all production workers.

The current state analysis examined the induction, job-specific training, and work processes, as well as the service and maintenance and occupational safety practices. The data was collected through observation, employee interviews and by examining the company’s internal documents. Literature and best practices on induction tools, tacit knowledge transfer, process measurement and the allocation of roles and responsibilities were examined to create the conceptual framework for the thesis.

The proposal consisted of an improved induction process, as well as instructions for work, occupational safety, job-specific training and service and maintenance in the pilot areas. In addition to instructions, the weaknesses in the quality of job-specific training were addressed by proposing the introduction of a five-step model and video recording of work tasks. The weaknesses in non-Finnish-language induction were addressed by clarifying responsibilities for translation. The lack of resources for Russian language induction was addressed by proposing the use of self-developed or ready-made digital material. The weaknesses in measurement were addressed by creating a set of measuring tools that consists of a tracking table, an interview, and a survey. In addition, the roles and responsibilities in the induction process were clarified using the RACI table. Data for the proposal building was collected through interviews and workshops with the company representative.

The instructions were already introduced during the project and other elements of the proposal will be implemented later. According to the company representative, this thesis is likely to have a significant impact on occupational safety. The instructions created will be used as a basis for instructions of other production areas. The improved induction process can also be partly applied to improve the induction of other employees in the company.