Laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessin tehostaminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteina on luoda asiakasyritykselle mahdollisimman kattava ja ajankohtainen kuvaus yrityksen huolenpito (HPS) sopimuslaskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessista sekä selvittää mahdollisia korjausehdotuksia tutkittavaan tarkastus- ja hyväksymisprosessiin. HPS-laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessin selvityksen menetelmäksi valittiin Lean Six Sigma resurssi- sekä virtaustehokkuuden selvittämiseksi. Leanin avulla prosessiketjun virtaustehokkuutta tutkittiin jokaisen prosessiketjun osapuolen kannalta. Prosessiketjun resurssitehokkuutta tutkittiin Six Sigman menetelmiä hyödyntäen.

Työ toteutettiin kaksivaiheisena tutkimuksena, johon sisältyi sekä kvalitatiivinen että kvantitatiivinen osuus. Tutkimuksen kvalitatiivinen osuus suoritettiin teemahaastatteluina, ja haastatteluun osallistui HPS-laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessin eri osapuolia sekä yrityksen koulutusosasto. Tutkimuksen kvantitatiivinen osuus toteutettiin luomalla jo hyväksytyistä HPS-laskuista satunnaisotanta, jonka avulla selvitettiin virheellisesti hyväksyttyjen HPS-laskujen osuus suhteessa kaikkiin otantaviikon laskuihin. Laskuotannasta laskettiin virhemarginaali ja otannan tuloksia verrattiin haastattelujen tuloksiin.

Tutkimustyön tulokset tarjoavat asiakasyritykselle päivitetyn kuvauksen HPS-laskujen tarkastus- ja hyväksymisprosessista. Tuloksien perusteella nykyinen prosessiketju on varsin hyvin hallinnassa. Virheellisesti hyväksyttyjen laskujen määrä ei ole juuri muuttunut edellisen laskujen tarkastelun jälkeen. Vertaillessa laskuotannasta saatuja tuloksia haastateltujen arvioon virheellisesti hyväksyttyjen laskujen määrästä voidaan todeta, että kyseinen otantaviikko ei ollut poikkeuksellinen ja otannan tuloksia voidaan pitää valideina.

The objective of this thesis was to create an updated and comprehensive description for the process of checking and approving service invoices of the commissioner of this thesis was well as to examine possible remedies for making the process more efficient. The Lean Six Sigma was chosen as a method for the checking and approval process of the invoices and for studying the flow efficiency of the process. The flow of the process chain was analyzed from the point of view of each participant in the process by using the methods of Lean. The methods of Six Sigma were used to examine the resource efficiency of the process.

The thesis was carried out as a two-stage study including a qualitative part and a quantitative part. The qualitative part was carried out by organizing a theme interview for the participants of the process chain and the employees working in the training department of the company. The quantitative part of the study was carried out by taking a random sampling from the invoices that had been already approved. The results of the random sampling were used to make an evaluation on the number of invoices that had been wrongly approved. Margin of error was calculated based on the results, and answers of the theme interviews were used to validate the results.

The results of this thesis gave the company an updated overview of the process of checking and approving invoices. The number of wrongly approved invoices had not changed much from the previous examination that had been carried out earlier. When comparing the results of the random sampling and the assessment of the interviewees, it seems that the result of the random samplings is valid and the chosen week was not exceptional.