Ohje sosiaali- ja terveysministeriön kansalaiskirjeisiin vastaamiseen VAHVAssa
Päivärinta, Meri (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022113025066
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022113025066
Tiivistelmä
Sosiaali- ja terveysministeriöön tulee vuosittain tuhansia kansalaiskirjeitä, joissa kansalaiset kysyvät erilaisia omiin tilanteisiinsa liittyviä kysymyksiä tai kertovat mielipiteitään ajankohtaisista asioista. Hyvän hallintotavan mukaan kansalaisten kirjeisiin, tulee vastata. Kansalaiskirjeet, kuten muutkin ministeriöiden asiakirjat arkistoidaan ja niitä hallitaan VAHVA-asianhallintajärjestelmässä. VAHVA-asianhallintajärjestelmä on ollut sosiaali- ja terveysministeriön käytössä vuodesta 2019.
Tämän kohdeviestinnän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa ohjeistus sosiaali- ja terveysministeriölle siitä, miten kansalaiskirjeisiin vastataan. Opinnäytetyössä käsitellään vain sosiaali- ja terveysministeriölle tulevia yleisiä kansalaiskirjeitä, ei ministereille tulevia kansalaiskirjeitä tai julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä.
Työ tehtiin toimeksiantona sosiaali- ja terveysministeriölle kesän ja syksyn 2022 aikana.
Opinnäytetyössä käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista menetelmää ohjeistuksen laadinnan tueksi. Ensin tehtiin kysely, jossa selvitettiin virkamiesten näkemyksiä vastaamisesta ja sen mahdollisista ongelmakohdista, jonka jälkeen tehtiin haastatteluja, joiden tavoitteena oli saada lisää varmistusta kyselyssä saatuun aineistoon. Opinnäytetyön tietoperusta koostuu suurimmaksi osaksi viestintää käsittelevästä kirjallisuudesta ja lainsäädännöstä, tekstin tekemisen ohjeistuksesta ja Valtioneuvoston kanslian ohjeista.
Työn tuotoksena syntyi ohjeistus siihen, miten kansalaiskirjeisiin vastataan VAHVA-asianhallintajärjestelmää käyttäen asiakirjalla, sähköpostilla ja miten vastaus kansalaiskirjeeseen kirjoitetaan.
Tämän kohdeviestinnän opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa ohjeistus sosiaali- ja terveysministeriölle siitä, miten kansalaiskirjeisiin vastataan. Opinnäytetyössä käsitellään vain sosiaali- ja terveysministeriölle tulevia yleisiä kansalaiskirjeitä, ei ministereille tulevia kansalaiskirjeitä tai julkisuuslain mukaisia tietopyyntöjä.
Työ tehtiin toimeksiantona sosiaali- ja terveysministeriölle kesän ja syksyn 2022 aikana.
Opinnäytetyössä käytettiin sekä kvantitatiivista että kvalitatiivista menetelmää ohjeistuksen laadinnan tueksi. Ensin tehtiin kysely, jossa selvitettiin virkamiesten näkemyksiä vastaamisesta ja sen mahdollisista ongelmakohdista, jonka jälkeen tehtiin haastatteluja, joiden tavoitteena oli saada lisää varmistusta kyselyssä saatuun aineistoon. Opinnäytetyön tietoperusta koostuu suurimmaksi osaksi viestintää käsittelevästä kirjallisuudesta ja lainsäädännöstä, tekstin tekemisen ohjeistuksesta ja Valtioneuvoston kanslian ohjeista.
Työn tuotoksena syntyi ohjeistus siihen, miten kansalaiskirjeisiin vastataan VAHVA-asianhallintajärjestelmää käyttäen asiakirjalla, sähköpostilla ja miten vastaus kansalaiskirjeeseen kirjoitetaan.