Laskun kohdennusprosessin kehitysmahdollisuudet

Abstract

Tämä insinöörityö toteutettiin suomalaiselle moottoriajoneuvoalan yritykselle. Työn tavoitteena oli yrityksen ostolaskujen tarkastuksen ja erityisesti kohdennusprosessin nykytilan kuvaaminen sekä mahdollisten kehitysehdotusten suunnittelu. Ostolaskujen käsittely on aiheuttanut huomattavaa työkuormaa yrityksessä.

Työ keskittyi prosessikehitykseen. Tätä toteutettiin kuvaamalla prosessin nykytilaa prosessimallinnuksen avulla sekä tunnistamalla poikkeustilanteita prosessissa sekä niiden syitä. Työssä tarjotut kehitysehdotukset perustuvat yrityksen laskunkäsittelyn nykytilan vertaamiseen yleisiin laskun käsittelyn käytäntöihin, joita tutkittiin tätä työtä varten.

Insinöörityön tuotoksena syntyi kaksi prosessimallinnusta. Toinen on yrityksen hankintaprosessista ja toinen laskun kohdennusprosessista. Laskunkohdennuksessa ilmenevät ongelmat listattiin, kategorioitiin sekä arvioitiin niiden vaikutuksen sekä yleisyyden perusteella. Työssä tarjottiin kehitysehdotuksia sekä yksittäisiin ongelmatilanteisiin että muutama isompi kehitysehdotus laskunkäsittelyn yleisen tilanteen kehittämiseen yrityksessä.

This thesis was carried out for a Finnish company operating in the field of motor vehicles. The goal was to analyze the current state of purchase invoice management and especially the purchase invoice matching process. Based on the current state, suggestions were to be made about ways to improve the process. Purchase invoice management has caused a significant workload in the company.

The project focused on improving the invoice matching process. This was done by creating a process map of the current state and by recognizing problems in the process and their causes. The improvement suggestions given in the thesis are based on the current state of the invoice matching process in comparison to common invoice management practices, that were studied about for this project.

As a result of this project two process maps were created: one for the purchase process and one for the purchase invoice matching process. Problems that are present in the invoice matching process were listed, categorized and their effects and likelihood were estimated. Improvement suggestions were made for specific problems as well as a few larger suggestions about ways to improve the invoice matching process at large.