Ohjeistus ostolaskujen käsittelyyn: toimeksianto tilitoimistolle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on toteuttaa ostoreskontraohjeistus tilitoimistolle. Opinnäytetyö sisältää teoriaa ostolaskuprosessista sekä vertailua ammattikorkeakoulussa opiskelemisen ja kyseisten taitojen työpaikalla käyttämisen välillä että sisäisessä taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskentelemisen välillä. Opinnäytetyössä käydään myös läpi ohjeistuksen suunnittelu ja toteutus ja summataan lopuksi koko ohjeprosessi.

Ostolaskuprosessin teoria kattaa kaiken laskujen vastaanotosta niiden hyväksyntäkiertoon, kirjanpitosiirtoon ja maksatukseen sekä sivuaa myös prosessin eri vaiheiden automaatiomahdollisuuksia. Tämän lisäksi teoriaosuus sisältää ostolaskuprosessin kontrolleja sekä selittää auki lain vaatimat pakolliset laskumerkintävaatimukset.

Kirjoittajan omien kokemuksien mukaan ammattikorkeakoulussa taloushallinnon opiskelu eroaa merkittävästi oikeasta työelämästä, suurimpana eroavaisuutena työelämässä virheiden tekemisen mukanaan tuomat seuraukset. Myös sisäisessä taloushallinnossa ja tilitoimistossa työskentelyn välillä on muutamia merkittäviä eroja. Huomattavin niistä on asiakasnäkökulma: tilitoimistossa työtä tehdään ulkoiselle asiakkaalle, mikä osaltaan luo enemmän paineita. Opinnäytetyön lopputuotteena syntyneen ohjeistuksen osalta käydään läpi ohjeistuksen suunnittelu pintapuolisesti ja vertaillaan sitten ohjeen toteuttamista tehtyyn suunnitelmaan käyden läpi niiden eroja

With the end goal of making a purchase invoice guide for an accounting firm, this thesis consists of theory regarding purchase invoice processes, and comparing of author’s personal experiences when it comes to studying at a university of applied sciences and applying those skills in the workplace as well as the differences working in in-house financial management and an accounting office. It also goes through the planning and execution phases of the guide and sums up the entire process in the end.

The purchase invoice processes cover everything from receiving invoices through to the invoice approval cycle, transfer, and payment, as well as some automation possibilities in different stages of the process. In addition to this, the theory goes over controls related to the purchase invoice process as well as explains the mandatory invoice marking requirements, that are required by law.

In the author’s own experiences, studying at university of applies sciences differs a lot from the actual working world, the biggest difference being the ramifications of possible mistakes made. There are also key differences to working at an in-house financial department and working at an accounting firm, most noticeable being the client angle: at an accounting firm the work is done for a paying client, which for instance brings more pressure. When it comes to the end result of a purchase invoice guide, this thesis merely explains the process of planning it in a superficial way, and then compares the resulting guide to the plan and how much it differed in the end.