Datan laadun varmistaminen organisaatiohallinnan prosessissa

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää datan laadun varmistamisen nykytilaa Puolustusvoimien organisaatiohallinnan prosessissa ja tavoitteena tehdä ehdotuksia datan laadun varmistamiseksi. Toimeksiantajana oli Puolustusvoimat ja työssä tutkittiin toiminnanohjausjärjestelmän dataprosessia. Opinnäytetyön tarkoitus oli kartoittaa, miksi datan laatu on tärkeää Puolustusvoimissa ja mille taholle tai prosessille organisaatiodatan laadulla on erityisesti merkitystä sekä millä menetelmillä datan laatua varmistetaan tällä hetkellä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli lisätä systematiikkaa datan laadun varmistamiseen, jotta data olisi myös tulevaisuudessa jo tallennusvaiheessa hyvälaatuista. Tutkimuskysymyksiä oli kolme: Miten organisaatiohallinnan datan laatua varmistetaan Puolustusvoimissa? Miksi organisaatiohallinnan datan laatu on tärkeää? Miten organisaatiohallinnan datan laatu voidaan varmistaa tulevaisuudessa?

Opinnäytetyön tietoperustan muodostivat datan laatu, datan laadun hallinta ja muutama datan laadun parantamiseen sovellettavissa oleva menetelmä sekä puolustusvoimien organisaatiohallinnan dataprosessi. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkimusaineistoa kerättiin puolustusvoimien aiheen parissa työskentelevälle henkilöstölle suunnatulla kyselytutkimuksella, joka sisälsi avoimia kysymyksiä.

Tulokset osoittivat, että organisaatiohallinnan datan laaja merkitys ymmärretään ja sen laatu koetaan tärkeäksi puolustusvoimissa. Tuloksista selvisi myös, että toiminnanohjausjärjestelmän työkalut ovat tuttuja puolustusvoimien työntekijöille. Selvisi myös, että dataa tarkistetaan monipuolisesti eri lähteistä. Tulevaisuudessa organisaatiohallinnan datan laatu voidaan varmistaa selkeämmillä prosesseilla, huolellisesti laadituilla hallinnollisilla päätöksillä, keskitetyllä organisaatiohallinnan teknisen ylläpidon toimintamallilla ja erilaisilla teknisillä ratkaisuilla sekä osaamista lisäämällä.

The purpose of the thesis was to examine the current state of data quality assurance in the organisation management process and to make proposals to ensure the quality of data. The client was the Finnish defence forces, and the work examined the data process of its enterprise resource planning system. The aim of the thesis was to find out why the organisation management data quality is important in the defence forces and for which party or process it is particularly important, as well as what methods are currently used to ensure the data quality.

The aim of the thesis was to increase systematics of ensuring data quality, so that the data is good already in the beginning of the data process. There were three research questions: How is the quality of organisational management data ensured in the Finnish Defence Forces? Why is the organisation management data quality important? How can the organisation management data quality be ensured in the future?

The knowledge base of the thesis consisted of data quality, data quality management and a couple of methods applicable to improving data quality, as well as the data process of the organisational management of Finnish defence forces. The thesis was a qualitative case study. Research data was collected through a survey from people who work with organisation management data. The survey included open-ended questions.

The results showed that the significance of organisation management data is understood, and the quality of data is important within the employees. The results also showed that the tools of the ERP system are familiar to the employees. It was also found out that data is checked from various sources. The quality of the organisation management data can be ensured by clearer processes, well prepared administrative decisions, a centralized maintenance of organization management data and various technical solutions and by increasing competence.