Hanketoiminnan digitalisointi

Abstract

Digitalisaatio on 2020-luvun alun merkittävimpiä organisaatioiden uudistamiseen liittyviä käsitteitä. Tässä työssä tarkastellaan erään ammatillisen oppilaitoksen hanketoiminnan digitalisointiprosessia toimintatutkimusta hyödyntäen. Työ alkaa digitointitoimeksiannosta ja laajenee hanketoiminnan digitalisaatiosuunnitelmaksi, jossa huomioidaan hankeprosessin ja työnkulkujen kehittämistarpeet.

Digitalisaatiosuunnitelma aloitetaan keskustelemalla hanketiimin jäsenten kanssa digitalisaatioon liittyvistä käsitteistä ja hanketoiminnan prosessin kuvaamisella. Niistä tarkastelu etenee Pekka Järvisen toimivan työyhteisön talomallia hyödyntäen hanketiimin perustehtävän ja asemoitumisen hahmottamiseen ja nykyisten kehittämishaasteiden tunnistamiseen. Niiden perusteella kehittämiskohteiksi kiteytyi: toteutuneiden hankkeiden ja hanketoiminnan erillisyys organisaatiosta, hankeideoiden systemaattisen keräämisen ja ideointiprosessin puute, hankeosaamisen eriytyminen opetusosaamisesta ja hankkeisiin liittyvien käsitteiden yhteisen määrittelynpuute, lisäksi hanketoiminnan tulosmittarit eivät kuvaa kunnolla panos - tuotos -akselilla. kehittämisprojektin aloittaminen on opetushenkilöstölle työlästä ja tiimin jäsenten työnkuvat ovat jääneet toiminnasta jälkeen.

Löydettyihin haasteisiin etsittiin iteraatiosykleillä parhaita ratkaisuja ja niihin määriteltiin seuraavat toimenpide-ehdotukset: hankkeet sidotaan toisiinsa hankeohjelmakokonaisuuksiksi ja asemoidaan sisäisiksi ja ulkoisiksi hankkeiksi pääkohteensa mukaan. Hankeohjelmakokonaisuuksille nimetään ohjausryhmät, joiden tavoitteena on varsinaisen hankeohjauksen lisäksi osallistaa sidosryhmiä hanketyöskentelyyn ja kehittämiseen. Toiseksi hanketoiminnalle luodaan sähköinen toimintakulku, jossa hankkeiden ja projektien hallinnointi onnistuu ideointivaiheesta aina toteutumaan ja arkistointiin saakka ja jolla pystytään hallinnoimaan suurta määrää hankeideoita. Kolmanneksi sitoutetaan koko henkilöstö tuottamaan kehittämisideoita, jolloin hanketoiminnasta ja kehittämisestä tulee kiinteämmin osa jokaisen työtä. Ja neljänneksi tarkistetaan hanketiimin perustehtävä ja tiimin jäsenten työnkuvat sekä kehittymispolut vastaamaan strategisempaa työnkuvaa ja tehtävää.

Varsinaisen digitaalisen hankepolun tulee sisältää vaiheet hankkeiden alkuideoiden työstämiselle ja valinnalle, kehittämisidean sitomiselle strategiaohjelmiin, hankkeen viestinnän koordinoimiseen, varsinaiseen projektin toteutuksen seurantaan ja hallinnoimiseen sekä projektin arkistointiin. Digitaalinen hankepolku voidaan toteuttaa organisaatiossa olemassa olevilla ohjelmistoilla.