Potkua projekteihin – Lapin ammattikorkeakoulun hanketoiminnan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin Lapin ammattikorkeakoululle, joka oli havainnut tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminnan hankkeissa useita pullonkauloja, jotka aiheuttivat muun muassa hankkeiden laahausta ja opetuksen ja hanketoiminnan integroitumisessa oli puutteita. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää Lapin AMKin hanketoimintaa kaikissa hankkeen vaiheissa löytämällä pullonkauloihin ratkaisuja olemassa olevista hyvistä käytänteistä ja kehittää uusia ratkaisuja tai työkaluja. Tutkimuskysymyksiä oli kolme. Mitkä ovat hanketoiminnan nykytilan pullonkaulat ja hyvät käytänteet? Miten hanketoimintaa tulisi kehittää, jotta yleisimpiä pullonkauloja pystyttäisiin ratkaisemaan? Millä työkaluilla projektipäällikön työtehtäviä voitaisiin helpottaa.

Tutkimuksen tietoperusta pohjautui projektin ja sen vaiheiden määrittelyyn, projektinhallintaan, projektijohtamiseen, osaamisen johtamiseen ja projektiviestintään. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena eli kvalitatiivisena tutkimuksena tapaustutkimusta käyttäen. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin sekä ryhmäkeskustelua, joka toteutettiin työpajan avulla, että kyselytutkimusta. Työpaja suunnattiin Lapin AMKin osaamispäälliköille ja kyselytutkimus projektipäälliköille. Tutkimusaineistoa kerättiin ensin työpajan avulla ja sitä täydennettiin kyselytutkimuksen avulla. Kerätty aineisto analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalysointimenetelmällä.

Aineiston analysoinnin perusteella resursointi, tiedonkulku ja viestintä sekä osaaminen keräsivät kaikissa projektin vaiheissa yhteensä eniten pullonkauloja. Näihin pullonkauloihin haettiin vastauksia käytössä olevista hyvistä käytänteitä ja uusista ideoista. Opinnäytetyön aikana kehitettiin myös Excel-pohjaiset työkalut resursoinnin suunnittelun ja hankevalmistelun avuksi. Tutkimuksen tuloksia hyödynnettiin jo opinnäytetyön aikana Lapin AMKissa Uusi Aika -hankkeen tietoperustan luomisessa sekä hanke- ja palvelutoiminnan prosessien päivittämisessä.

The thesis was carried out for Lapland University of Applied Sciences, which had identified several bottlenecks in its research, development and innovation projects, which caused, among other things, project delays and a lack of integration between teaching and project activities. The aim of the thesis was to develop the project activities of Lapland UAS in all project phases by finding solutions to bottlenecks from existing good practices and developing new solutions or tools. There were three research questions. What are the bottlenecks and good practices in the current state of project activities? How should project activities be developed to address the most common bottlenecks? What tools could be used to facilitate the project manager's tasks.

The knowledge base of the study was based on the definition of a project and its phases, project management, project leadership, competence management and project communication. The thesis was conducted as a qualitative study using a case study approach. The data collection methods used were group discussion, which was carried out through a workshop, and a survey. The workshop was addressed to the managers of the Lapland UAS schools and the survey to the project managers. Research data was first collected through a workshop and then supplemented by a survey. The collected data was analysed using a content analysis method.

Based on the analysis of the data, resourcing, information flow and communication and competence collectively collected the highest number of bottlenecks in all project phases. Answers to these bottlenecks were sought from existing good practices and new ideas. During the thesis, Excel-based tools were also developed to assist in resource planning and project preparation. The results of the study were already used during the thesis at the Lapland UAS to create the knowledge base for the Uusi Aika project and to update the RDI project and service processes.