Automatisoidun kululaskuprosessin kontrollit

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli automatisoituun kululaskuprosessiin liittyvät sisäiset kontrollit yritys X:ssä. Yritys X:n taloushallinnon osasto käsittelee suuria määriä kululaskuja ja nykyaikaisen, tehokkaan taloushallinnon toimintaperiaatteiden mukaisesti laskujen käsittelyyn käytetään myös automatisaatiota. Tässä työssä kululaskuilla tarkoitetaan yleiskuluista, kuten siivous-, vesi-, vartiointi- ja lämpökuluista muodostuvia laskuja. Tällaiset yleiskuluista muodostuvat laskut ovat nykyisen teknologian kannalta potentiaalisimpia laskuja automatisoitaviksi, niiden yleisominaisuuksien, kuten toistuvuuden ja ennakoitavuuden vuoksi. Automatisaatioon liittyy myös haasteita ja riskejä, joita pyritään hallitsemaan sisäisten kontrollien avulla. Työn tavoitteena oli perehtyä yritys X:n nykyiseen kululasku-prosessiin ja siihen liittyviin kontrolleihin ja luoda kehitysehdotuksia nykyisten kontrollien ja käytäntöjen parantamiseksi. Tarkoituksena oli tutkia nykytilaa kriittisellä otteella ja saada aikaan aidosti toteutettavia ideoita kontrollien kehittämiseen.

Teoreettisessa viitekehyksessä perehdyttiin nykyaikaisen taloushallinnon toimintaperiaatteisiin ja työkaluihin. Erityisenä tarkastelun kohteena oli automatisaatio ja siihen liittyvät ja sen mahdollistavat aiheet, kuten digitalisaatio, master data, RPA-automaatio ja verkkolaskutus. Työn teoreettisen osuuden tavoitteena oli kuvata se pohja, jonka päälle tarkasteltava, automatisoitu kululaskuprosessi rakentuu. Opinnäytetyö on toteutettu käyttäen kvalitatiivisia tutkimusmenetelmiä. Työn empiirinen osa toteutettiin kahdessa osassa. Ensin tutustuttiin toimeksiantajan ohjauksella nykyiseen prosessiin ja sen kontrolleihin sekä käytettyihin ohjelmistoihin ja työkaluihin. Näin saatiin ymmärrys lähtötilanteesta, joka oli tarpeen kehitysajatusten mahdollistamiseksi. Toinen osa tutkimuksesta suoritettiin teemahaastatteluilla, joiden avulla pyrittiin vastaamaan kysymyksiin siitä, mikä on kontrollien nykytila ja miten niitä voitaisiin kehittää.

Työn tuloksena löydettiin puutteita ja kehitettäviä kohteita nykyisissä kontrolleissa sekä ajatuksia täysin uusista lisäyksistä riskien hallintaan, joita toimeksiantaja voi tarvittaessa jatkokehittää ja implementoida tarpeen mukaan. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että kattava riskien tunnistaminen ja niihin sidotut kontrollit ovat tärkeä osa automatisoitua kululaskuprosessia. Tarkoituksenmukaisuus ja kehittyminen prosessin mukana olivat kehitysehdotusten perusteena, ja automaation laajempi hyödyntäminen oli loppupäätelmissä mukana; automatisoidaan kontrollitkin.

The purpose of this study was to examine the automated invoice process of company X as well as the internal controls that are used to guide it. Company X is a large international company, and their finance department handles great quantities of purchase invoices every month. Automation is used in the company to make the invoice handling process more efficient, to minimise repetitive manual tasks and to lessen administrative expenses. In this thesis the focus is on invoices regarding general expenses such as water, heating and security costs. Internal controls are used to monitor and manage business processes, such as invoice handling, to avoid risks and to make sure the process works as intended

The objective was to get to know the current automated invoice process and the controls attached to it and to critically examine whether improvements or amendments could be made to enhance them. The methods for accomplishing this objective were theoretical research and themed interviews with internal control experts from company X. The main research questions were regarding what was the current state of internal controls and how they could be improved.

Results of the study revealed shortcomings in the current controls and a list of potential modifications and ideas for new controls was formed as the outcome. Company X can further examine the presented solutions and implement them as needed. As a conclusion it can be said that identifying all potential risks and developing controls based on those risks, is incremental to the success of an automated invoice process.