Sopimusten aikaisen toiminnan kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää kohdeyrityksen sopimusten aikaista toimintamallia. Tarkoituksena on saada aikaan muutos yrityksen sopimushallintaan liittyvässä toimintatavassa, jotta sopimustenhallinta olisi selkeä ja läpinäkyvä prosessi. Sopimusaikaisen toiminnan seurannan ja mittaamisen lisääminen on yksi merkittävä etu sopimushallinnan parantumisella.

Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa hyödynnettiin sekä laadullisen että määrällisen tutkimuksen menetelmiä. Tutkimusaineisto kerättiin havainnoimalla ja yrityksen avainhenkilöiden yksilöhaastatteluilla. Teoreettisen viitekehyksen kautta on tutustuttu laajasti sopimushallintaan, prosesseihin, organisaatioiden kehittämismenetelmiin sekä muutosjohtamiseen ja -viestintään liittyvään kirjallisuuteen. Lähtötilanteen kartoittamiseksi laadittiin kyselylomake, joka osoitettiin tutkimuksen aiheen kannalta toimiville avainhenkilöille, eli perusjoukolle. Sama kyselylomake osoitettiin tutkimuksen loppuvaiheessa samalle kohderyhmälle.

Toimintatutkimuksen tuloksena kehitettiin ohjeistus yrityksen sopimuksen aikaisen toiminnan tueksi. Näin saadaan vaihe vaiheelta varmistettua, että tarvittavat asiat tulevat sisällytetyksi oikeaoppisesti sopimushallinnan mukaiseen toimintaan. Sopimusten aikaista prosessia kehitettiin lean-työkalujen avulla ja prosessista poistettiin turhia hukkia. Sopimustuotteet läpikäytiin yrityksen järjestelmistä ja niiden ylläpitoon kehitettiin jatkoa varten toimintamalli. Toimintatutkimuksen jälkeen yrityksen sopimushallinnolla on yhteneväinen tapa, jonka mukaan yrityksessä toimitaan sopimusten voimassaoloaikana. Tämän muutoksen ansiosta työtehtävät selkeytyvät ja oikeaa tietoa sopimuksista, sopimustuotteista ja niiden saatavuudesta on siellä missä sitä kulloinkin tarvitaan. Sopimusdokumenttien hallinta ja arkistointi on järjestelmällistä, jolloin tietoa ei enää huku matkan varrelle. Johtopäätöksenä todettiin, että yrityksen sopimusten hallinnan vastuu tulisi osoittaa tietylle henkilö(i)lle yrityksen sisällä. Tällä tavoin sopimusten aikainen toiminta on hallittua ja kehitystä voidaan jatkaa muihin osa-alueisiin keskittyen.