Itä-Suomen yliopiston talouspalveluiden henkilöstön ajanhallinta

Abstract

Tutkimuksen aiheena on Itä-Suomen yliopiston talouspalveluiden ajanhallinta. Työn tavoitteena oli kehittää talouspalveluiden henkilöstön ajanhallintaan. Tutkimuksessa oli kolme tutkimuskysymystä. Mitä haasteita talouspalveluiden henkilöstöllä on ajanhallinnassa? Mitä ajanhallintatyökaluja talouspalveluiden henkilöstö voi hyödyntää? Mitä tarvitaan, jotta talouspalveluiden henkilöstön ajanhallinta kehittyisi? Tutkimuksen teoreettinen viitekehys koostuu ajanhallinnan haasteista ja sen vaikutuksesta työhyvinvointiin sekä ajanhallintatyökaluista.

Tutkimuksen lähestymistavaksi valittiin toimintatutkimus. Toimintatutkimus valittiin, koska sille tyypillistä on tutkijan sidoksisuus tutkimuskohteeseen ja se toteutetaan prosessimaisesti. Tutkimus eteni prosessimaisesti läpi koko prosessin. Tutkimus aloitettiin tiedonhaulla ja kasattiin tutkimuksen teoreettinen viitekehys. Kerätyn tiedon perusteella suunniteltiin työpajoille teemat. Työpajoissa käytettiin tutkimusmenetelmänä ryhmäkeskustelua. Työpajoihin osallistui neljä Itä-Suomen yliopiston talouspalveluissa työskentelevää henkilöä. Työpajoja toteutettiin kolme ja niiden teemoina olivat ajanhallinnan haasteet, ajanhallintatyökalut sekä vaikutukset ja palaute. Työpajojen tuloksista pystyttiin nostamaan ajanhallintaan liittyviä kehittämisideoita.

Työpajoissa havaittiin, että osallistujien työtä leimasi kiire. Ajanhallinnan haasteita tuli työnlaajuudesta, työmäärästä sekä työn yllätyksellisyydestä. Työ perustui reagointiin ja siitä puuttui suunnitelmallisuus. Hektinen työ johti huonoon palautumiseen ja työn vyörymiseen vapaa-ajalle. Työpajoissa osallistujille esiteltiin ajanhallintatyökaluja liittyen tehtävienhallintaan, priorisointiin, aikatauluttamiseen, keskittymiseen ja suhteutumiseen aikaan sekä kerrottiin sovelluksista, jotka tukevat ajanhallintaa. Tärkeimpänä osa alueena nähtiin tehtävienhallinta. Esille nousi, että jokaisen tulisi löytää itselleen sopiva tehtävienhallintajärjestelmä ja sen käyttöönottoon tarvittaisiin aikaa. Osallistujien ajateltiin kokeilevan uusia ajanhallintatyökaluja työssään kahden viikon kokeilujakson aikana. Selvisi, etteivät osallistujat olleet kokeilleet uusia ajanhallintatyökaluja vaan hyödynsivät aiemmin omaksumiaan toimintatapoja. Syyksi selvisi, että kokeilujakson aikana osallistujilla oli ollut kiire, he olivat tehneet pitkiä työpäiviä ja työpäivät olivat sisältäneet paljon kokouksia. Osallistujat pitivät ajanhallintaa tärkeänä aiheena ja toivoivat, että ajanhallinnan haasteisiin puututtaisiin työnantajantoimesta.

Kehittämisideana nousi esiin, että ajanhallinnasta olisi hyvä tulla muistutuksia ja herätteitä. Sitä voitaisiin käsitellä tiimipalavereissa. Ajanhallinnasta voitaisiin kerätä palautetta, tiedustella työntekijöiden sen hetkistä työtilannetta ja kartoittaa, onko heillä mahdollisesti liikaa töitä. Tärkeintä olisi, että johto ja esimiehet puuttuisivat talouspalveluiden henkilöstön ajanhallinnan haasteisiin.