Tilitoimistotyö tehokkaaksi: lean-ajattelumallin hyödyntäminen tilitoimistotyön tehostamisessa

Abstract

Tilitoimistotyöskentely on usein melko hektistä. Jokaisen työntekijän omalla vastuulla on suunnitella päivän aikataulut, ja hoitaa asiakasyritysten antamat työt valmiiksi. Suunniteltu aikataulu ei kuitenkaan aina pidä, koska päivän aikana on tullut lisätöitä ja keskeytyksiä, jotka ovat sekoittaneet jo ennalta suunnitellun työjärjestyksen. Kiirettä ja keskeytyksiä aiheuttavat tilitoimiston asiakkaat ja kollegat, mutta myös työntekijä itse. Työmäärä ei myöskään aina jakaudu tilitoimistossa tasapuolisesti työntekijöiden kesken. Tämän kehittämistyön kohdeorganisaationa toimii pieni yrittäjävetoinen tilitoimisto, jossa toivotaan muutoksia edellä kuvattuun tilanteeseen. Tämän kehittämistyön tavoitteena on kehittää ja tehostaa kohdeorganisaation prosesseja ja selvittää, mikä estää työn tehokkaan virtaamisen. Kehittämistyössä etsitään lean-menetelmää apuna käyttäen hukkia organisaation prosesseista, sekä selvitetään löytyneiden hukkien juurisyitä, ja vaikutuksia prosessien virtaustehokkuuteen.

Lean-ajattelumalli toimii tämän kehittämistyön teoreettisena viitekehyksenä. Teoriaosuudessa kuvataan leanin syntyä ja sen peruspilareita, ja esitellään ne työkalut, joita on käytetty tämän kehittämistyön apuna. Tässä kehittämistyössä pureudutaan leanin määrittelemiin hukkiin ja prosessien virtaustehokkuuteen, kuitenkaan leanin arvolupausta unohtamatta. Koska tilitoimistotyö on itsenäistä tiimityötä, teoriaosuudessa käsitellään myös itsensä johtamista, palvelevaa johtajuutta ja tiimityön tärkeyttä sekä yksilölle, että yhteisölle.

Tämä kehittämistyö on laadullinen tutkimus, jonka tutkimusotteena on tapaustutkimus, mutta koska osa kehittämistyössä tuotettavista kehittämisideoista otetaan käyttöön jo kehittämistyön aikana, on tutkimuksessa myös toimintatutkimuksen piirteitä. Tutkimusaineisto on saatu kohdeorganisaatiolle toteutetusta työpajasta. Tutkimukseen on siis otettu mukaan kohdeorganisaation työntekijät, ja myös tutkija toimii osana tutkimusta. Tutkimuksessa toteutetussa työpajassa kohdeorganisaation kolmesta keskeisimmästä prosessista etsittiin hukkia, jotka estävät työn tehokkaan virtaamisen. Näiden hukkien vaikutuksia prosessin virtaustehokkuuteen pyrittiin selvittämään ja lisäksi etsittiin prosesseissa esiintyneiden hukkien juurisyitä. Saatujen tuloksien perusteella kohdeorganisaatiolle luotiin kehittämisideoita toiminnan kehittämiseen, joiden avulla prosessien virtaustehokkuutta saataisiin paremmaksi.

Tuloksista kävi selville se, että suurin osa hukista liittyi jollakin tavalla kiireeseen, työmäärän luomaan paineen tunteeseen, sekä työn tekemisen tahattomaan keskeytymiseen. Aiheutamme siis osittain itse itsellemme kiirettä. Suoritetun työpajan perusteella löytyi siis useita kehittämiskohteita, ja työskentelytapoja muuttamalla saataisiin työskentelyä tehokkaammaksi, jolloin prosessien virtaustehokkuus paranee. Kohdeorganisaation työntekijöiden osallistaminen tutkimukseen auttaa muutoksien omaksumisessa ja tukee toimeksiantajan ajatusta yhdessä tekemisestä.

Working in an accountancy firm is often quite hectic. It is each employee's responsibility to plan the schedule and complete the work provided by the customers. However, the schedule planned for the day does not always hold, because during the day there are additional tasks and interruptions that confuse the pre-planned schedule. Haste and interruptions are caused not only by the clients and colleagues of the accounting firm, but also by the employees themselves. In addition, the workload is not always distributed equally among the employees. The target organisation of this thesis is a small entrepreneur-led accounting firm, which expressed a need to change the situation described above. The aim of this thesis was to improve and stadardise the processes in the target organisation and to discover what prevents the efficient flow of work. Using the Lean method, the thesis aimed to identify waste in the organisation's processes and identify causes of the wastes and their impact on process flow efficiency.

The Lean approach serves as the theoretical framework for this thesis. The theory section describes the origins of Lean and its basic pillars and presents the tools that have been used in this thesis. The thesis focuses on the waste and flow efficiency of processes defined by Lean, without forgetting the value proposition of Lean. Since accounting firm work is independent teamwork, the theory section also discusses self-leadership, servant leadership, and the importance of teamwork for both the individual and the community.

The research approach for this development work is a qualitative case study. Because some of the developmental ideas produced in the research project were taken into use already during the research process, the research also has features of action research. The research material was obtained from a workshop arranged in the target organisation. Thus, the employees of the target organisation participated in the study, and the researcher was part of the research target group. In the workshop the three most important processes of the target organization were studied to identify wastes that prevent the work from flowing efficiently. The effects of these wastes on the flow efficiency of the process were investigated, and the root causes of the losses in the processes were also studied. Based on the results, development ideas for the development of operations were created for the target organization to help to improve the flow efficiency of the processes.

The results showed that most of the waste was in some way related to haste, the feeling of pressure created by the workload, as well as the interruption of work. So, we are partly causing the haste ourselves. Based on the workshop, several areas for development were found, and by changing the working methods, work could be made more efficient, which would improve the flow efficiency of the processes. Involving the employees in the research helps in embracing the changes and supports the target organisation's idea of working together.