Teollisuusyrityksen intranetin ja toimintajärjestelmän hankinnan tarvekartoitus ja esiselvitys

Abstract

Digitalisaatio muuttaa yritysten kilpailuympäristöä ja vaikuttaa yritysten toimintatapoihin ja siten koskettaa jokaista yritystä toimialasta riippumatta. Digitalisaatio synnyttää uudenlaisia liiketoimintamalleja, tuotteita ja palveluita sekä vaikuttaa yrityksen prosesseihin. Digitalisoituminen vaikuttaa myös ihmisten tapaan toimia. Teknologia on digitalisaation yksi mahdollistaja. Muutos vaatii uudenlaista osaamista, johtamista ja käytäntöjä. Nykypäivän digitalisoituneessa maailmassa onnistunut järjestelmähankinta vahvistaa yrityksen kilpailukykyä ja luo lisäarvoa. Tietojärjestelmähankintojen onnistumisella on olennainen merkitys yritysten toiminnassa. Tietojärjestelmän käyttäjien tarpeiden huomiointi ennen järjestelmähankintaa luo edellytyksiä hankinnan onnistumiselle ja käyttäjien sitoutumiselle. Kohdeyrityksessä oli ajankohtaista uudistaa intranet ja toimintajärjestelmä vastaamaan paremmin liiketoiminnan tarpeita. Ennen tietojärjestelmän hankintaa haluttiin selvittää yrityksen käyttäjien tarpeita uudistettavalle järjestelmälle. Tarpeiden pohjalta kartoitettiin vaihtoehtoisia lähestymistapoja ja teknisiä ratkaisuja. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena. Käyttäjien tarpeita kartoitettiin kyselyllä ja haastatteluilla. Markkinakartoitus toteutettiin julkisiin lähteisiin perustuvana tiedonhakuna. Tuloksista ilmeni, että käyttäjien kuvaamat toiminnalliset tarpeet ovat melko tyypillisiä toteutettavaksi markkinoilla olevilla teknisillä ratkaisuvaihtoehdoilla. Lisäksi tutkimuksessa havaittiin, että onnistuneeseen tietojärjestelmähankkeeseen liittyy käyttäjien tarpeita yrityksen toimintaprosessien ja sisällöntuotannon vastuisiin liittyen. Myös eri järjestelmien välistä roolitusta tulisi selkiyttää. Järjestelmällinen ja napakka projektin läpivienti käyttökoulutuksineen nähtiin tärkeänä onnistumisen edellytyksenä sen rinnalla, että valittava järjestelmä toiminnallisuuksiltaan vastaa käyttäjien tarpeisiin. Erityisenä johtopäätöksenä tutkimus osoitti, että käyttäjän näkökulmasta onnistunut järjestelmähankinta on yhtä lailla järjestelmän toiminnallisuuksia, organisaation yhteisiä prosesseja ja pelisääntöjä kuin projektin tehokkaan läpiviennin yhteisvaikutusta. Yritysjohdon tulisikin huomioida järjestelmäprojektin uudistuksessa kaikki osa-alueet eikä vain yhtä niistä.