Defining a Budgeting Tool for Projects

Abstract

Tämän insinöörityön tavoitteena oli systematisoida budjetointiprosessia ja määritellä budjetoinnin tietolähteet sen tarkkuuden varmistamiseksi. Työn oletettu lopputulema oli projektipäälliköitä tukevan budjetointityökalun prototyyppi.

Ensimmäinen vaihe koostui nykytilan analyysista, joka suoritettiin enimmäkseen projektipäälliköiden haastattelemista apuna käyttäen. Myös tapaamisia projektien IT-kehitystiimin kanssa ja yrityksen insinöörityön ohjausryhmän kanssa hyödynnettiin. Löydökset koottiin heikkoudet ja vahvuudet -taulukon muotoon.

Toinen vaihe oli kirjallisuustutkimus ja viitekehys aikaisempaa nykytilan analyysia hyödyntäen. Se keskittyi parhaaksi todettujen menetelmien tutkimukseen, mukaan lukien projektien hallintaan, kulujen ennustamismenetelmiin, taloukseen ja budjetointiin, tekoälyyn sekä Excel budjetointi- ja ohjelmointimenetelmiin. Viitekehys sisälsi yleiskuvan päälöydöksistä kirjallisuusanalyysista.

Työkalun ensimmäinen versio kehitettiin nykytilan analyysissa todettuja tarpeita ja kirjallisuusanalyysin löydöksiä käyttäen. Työkalun kehitys alkoi löytämällä ja määrittämällä tietolähteet ja hyödyntämällä niitä ohjausryhmän apua hyödyntäen. Ensimmäisissä vaiheissa tieto mallinnettiin ja arvioitiin. Viimeiseksi työkalu kehitettiin ohjausryhmän avustuksella.

Validointivaihe koostui tiedon arvioinnista, työkalun toiminnallisuuden arvioinnista ja hyötyjen arvioinnista. Ensimmäinen validaatio tehtiin yhdessä ohjausryhmän kanssa. Toinen validaatio tehtiin oikeita projekteja hyödyntäen. Viimeinen validaatio tehtiin projektipäälliköiden käyttökokemuksella. Palautetta kerättiin, viimeisen palautteen mukaan työkalu täyttää odotukset, ja projektipäälliköt voisivat käyttää sitä hyödyksi. Lisää tietoa kustannusdatasta ja budjetoinnin heikkouksista löydettiin.

The objective of this engineering study was to systemize the budgeting process and to define the data sources for budgeting to improve budgeting accuracy. The expected outcome of this study was to define a prototype budgeting tool to support Project Managers in managing budgets.

The first phase of the study was the current state analysis, mostly carried out with multiple interviews of project managers. Meetings with project excellence IT development team and meetings with the company study steering group were also utilised as data. The findings of the CSA revealed the strengths and weaknesses of the current budgeting process.

The second phase was literature study and conceptual framework based on the findings of the current state analysis. It concentrated on the best-known practices for the study, including project management knowledge, cost estimating methods, finance and budgeting, artificial intelligence, Excel budgeting and programming methods. The conceptual framework included an overview of the key findings of the studied literature.

The initial tool was developed based on the needs revealed by the current state analysis and using the findings in the literature study. The tool development started by discovering and defining data sources and utilizing it together with the support of the steering group. In the first hands-on phases, the data was modelled and evaluated. Eventually, the tool was developed using feedback from the steering group.

The validation consisted of validating the data, the functionality of the tool and the benefits. The first validation was done together with the steering group. The second validation was done using real projects as comparison. The last validation was done by testing the actual tool together with Project Managers. Feedback was gathered and the final feedback was that the tool fulfilled the expectations and could be used to support project managers. More information about costing data and the budgeting weaknesses were discovered.