Itä-Suomen yliopiston talouspalveluiden osallistaminen muutosprosessin läpiviemisessä: kuinka sitouttaa ja osallistaa henkilöstö muutokseen

Abstract

Jokaisella organisaatiolla on tarve kehittää toimintaansa ja uudistaa sitä. Organisaation kehittäminen ja muutostyön toteuttaminen osallistamalla henkilöstö mukaan siihen mahdollisuuksien mukaan antaa aidosti avaimet sitouttaa henkilöstö kohteena olevaan muutokseen tai kehittämiseen. Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli havainnoida, etsiä sekä kokeilla parhaita tapoja johtaa muutosta osallistamalla henkilöstöä käsillä olevaan muutokseen Itä-Suomen yliopiston talouden muutosprojektissa. Työn perusteet lähtivät talouspalveluiden muutostyöstä. Muutostyöhön haluttiin osallistaa henkilöstö hyvin varhaisessa vaiheessa ja samalla etsiä parhaat osallistamisen keinot muutostyöhön. Tutkimuksemme tulosten pohjalta poimimme parhaat osallistamisen keinot, jotka palvelivat meidän muutostyössämme parhaiten. Tulosten perusteella myös osallistaminen ko. menetelmillä jäänee pysyväksi työvälineeksi organisaatiossamme.

Tutkimuksen tuloksista selvisi, että parhaimpaan lopputulokseen osallistamisessa pääsee, kun henkilös-tön osallistaa jo mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Hyvä osallistaminen palvelee myös tiedottamisen välineenä, kun henkilöstöllä on ajantasainen tieto prosessista sekä muutoksesta. Henkilöstön aito osallistaminen vaatii ylimmän johdon tukea ja sitä, että henkilöstöllä on aito mahdollisuus vaikuttaa muutokseen. Myös muutosvastarinta vähenee, kun aidosti voi olla mukana kehittämässä omaa työtään ja siihen liittyviä prosesseja. Muutosvastarintaa vähentää myös, kun henkilöstölle tarjotaan saatavilla oleva tieto. Näin he pysyvät ajan tasalla tilanteesta ja myös mahdolliseen muutokseen liittyvät pelot vähenevät, kun saatavilla on huhupuheiden sijasta aitoa oikeaa tietoa.

Aito osallistaminen myös sitouttaa henkilöstön paremmin organisaatioon, kun tehdään näkyväksi, että heidän mielipiteillään ja asiantuntemuksellaan on merkitystä.