Ostoreskontran tilintarkastusprosessi toimeksiantajayrityksessä
Rautio, Roosa (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303012946
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303012946
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheeksi valikoitui ostoreskontran tilintarkastusprosessi sen ajankohtaisuuden vuoksi. Toimeksiantajayritys sai lokakuussa 2022 tilintarkastajaltaan listauksen tilintarkastusta varten tarvittavista dokumenteista, jolloin kävi ilmi, ettei yrityksellä ole olemassa ostoreskontran prosessikuvausta. Toimeksiantajayritys on kansainvälinen konserniyritys, joten ostoreskontran prosessikuvauksesta oli hyötyä myös yrityksen muiden maiden yksiköille, sillä se laadittiin englannin kielellä. Tavoitteena oli saada prosessikuvaus laadittua siten, että sitä ehdittäisiin hyödyntää jo tulevassa tilintarkastuksessa vuoden 2023 alussa.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia ostoreskontran prosessikuvaus, sekä riskianalyysi. Kehittämistyöt tehtiin yrityksen omaan käyttöön, eikä niitä julkaista tässä opinnäytetyössä. Yrityksen tilintarkastajan käyntiä toimeksiantajayrityksessä oltiin seuraamassa ja tästä saatiin tärkeää informaatiota prosessien heikkouksista ja vahvuuksista.
Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin laadullista tapaustutkimusta, mutta työssä on piirteitä myös konstruktiivisesta tutkimuksesta, sillä opinnäytetyössä ratkaistaan toimeksiantajan käytännön ongelma luomalla siihen konkreettiset tuotokset. Käsittelyn kohteena oli toimeksiantajayrityksen ostoreskontra ja prosessikuvauksen laatimiseen käytettiin laadullisen tutkimuksen tutkimusmenetelmiä. Työ oli toiminnallinen opinnäytetyö, sillä sen tuloksena syntyivät kehittämistehtävänä ostoreskontran prosessikuvaus sekä riskianalyysi toimeksiantajayrityksen käyttöön.
Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään liiketoiminnan prosesseja, tilintarkastusta ostoreskontran näkökulmasta, digitaalista taloushallintoa sekä ostoreskontraa. Teoriaosassa hyödynnettiin lähteinä sähköisiä ja painettuja kirjoja sekä verkkosivustoja ja lakeja. Lisäksi kehittämistyötä tehdessä hyödynnettiin haastatteluja sekä havainnointia, jotta ostoreskontran prosessista saatiin mahdollisimman kattava kokonaiskuva.
Ostoreskontran prosessikuvausta sekä riskianalyysiä laadittaessa keskeisiksi kehityskohteiksi muodostuivat tarkastus- ja hyväksyntäprosessi, sekä uusien toimittajien perustamisprosessi. Ostolaskujen tarkastajille tulisi korostaa heidän roolinsa tärkeyttä prosessissa, sillä työtä tehdessä havaittiin heidän osuutensa prosessissa kriittiseksi. Uusien toimittajien perustamiseen ja etenkin taustatarkistusten tekemiseen ennen työn tilaamista, tulisi kiinnittää erityistä huomiota prosessin parantamiseksi. Lisäksi toimittajarekisterin hallinnan laajentaminen toiselle yrityksen palveluksessa olevalle työntekijälle olisi prosessin luotettavuuden, sekä sijaistamisen kannalta tärkeää.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia ostoreskontran prosessikuvaus, sekä riskianalyysi. Kehittämistyöt tehtiin yrityksen omaan käyttöön, eikä niitä julkaista tässä opinnäytetyössä. Yrityksen tilintarkastajan käyntiä toimeksiantajayrityksessä oltiin seuraamassa ja tästä saatiin tärkeää informaatiota prosessien heikkouksista ja vahvuuksista.
Tutkimusmenetelmänä työssä käytettiin laadullista tapaustutkimusta, mutta työssä on piirteitä myös konstruktiivisesta tutkimuksesta, sillä opinnäytetyössä ratkaistaan toimeksiantajan käytännön ongelma luomalla siihen konkreettiset tuotokset. Käsittelyn kohteena oli toimeksiantajayrityksen ostoreskontra ja prosessikuvauksen laatimiseen käytettiin laadullisen tutkimuksen tutkimusmenetelmiä. Työ oli toiminnallinen opinnäytetyö, sillä sen tuloksena syntyivät kehittämistehtävänä ostoreskontran prosessikuvaus sekä riskianalyysi toimeksiantajayrityksen käyttöön.
Opinnäytetyön tietoperustassa käsitellään liiketoiminnan prosesseja, tilintarkastusta ostoreskontran näkökulmasta, digitaalista taloushallintoa sekä ostoreskontraa. Teoriaosassa hyödynnettiin lähteinä sähköisiä ja painettuja kirjoja sekä verkkosivustoja ja lakeja. Lisäksi kehittämistyötä tehdessä hyödynnettiin haastatteluja sekä havainnointia, jotta ostoreskontran prosessista saatiin mahdollisimman kattava kokonaiskuva.
Ostoreskontran prosessikuvausta sekä riskianalyysiä laadittaessa keskeisiksi kehityskohteiksi muodostuivat tarkastus- ja hyväksyntäprosessi, sekä uusien toimittajien perustamisprosessi. Ostolaskujen tarkastajille tulisi korostaa heidän roolinsa tärkeyttä prosessissa, sillä työtä tehdessä havaittiin heidän osuutensa prosessissa kriittiseksi. Uusien toimittajien perustamiseen ja etenkin taustatarkistusten tekemiseen ennen työn tilaamista, tulisi kiinnittää erityistä huomiota prosessin parantamiseksi. Lisäksi toimittajarekisterin hallinnan laajentaminen toiselle yrityksen palveluksessa olevalle työntekijälle olisi prosessin luotettavuuden, sekä sijaistamisen kannalta tärkeää.