Teknisen dokumentaation hallinnan kehittäminen
Pynnönen, Katri (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303033005
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202303033005
Tiivistelmä
Tämän insinöörityön aiheena on teknisen dokumentaation hallinnan kehittäminen, ja työ oli osa Vantaan Energialle suoritettua kehitysprojektia. Projektin tavoitteena oli määrittää toimintamallit Vantaan Energian teknisen dokumentaation hallinnalle sekä ohjeistaa määritetyt toimintamallit.
Tässä insinöörityössä esitetään dokumentinhallinnan perusteita sekä projektin tausta, kulku ja Vantaan Energian projektimalliin liittyvät vaiheet. Lisäksi käydään läpi projektin aikana määritettyjen toimintamallien sekä luotujen ohjeistusten käyttöönottoon ja koulutukseen liittyvät toimenpiteet.
Avaintekijät hyvään dokumentinhallintaan ovat dokumenttien oikeaoppisesti täytetyt metatiedot sekä dokumentinhallintajärjestelmä. Dokumentinhallinnan toimiessa asiaankuuluvalla tavalla dokumentaatio on laadukasta ja ajantasaista.
Vantaan Energian teknisen dokumentaation hallinta on hajanaista ja toimintamallit eri laitosten välillä eivät ole yhtenäisiä. Dokumentteja löytyy useasta eri tietokannasta sekä suurina määrinä paperiarkistosta. Teknisen dokumentaation hallintajärjestelmä on ollut Vantaan Energialla käytössä vuodesta 2014 asti, mutta sitä ei ole otettu käyttöön asiaankuuluvassa laajuudessa. Henkilöstöllä on haasteita järjestelmän käyttöön liittyen, mikä johtuu suurimmalta osin koulutuksen puutteesta.
Dokumentinhallinnan kuntoon saamiseksi ohjeistukset dokumentinhallinnalle ja dokumenttien käsittelyprosessille ovat avainasemassa. Näin ollen teknisen dokumentaation hallinnan parantaminen Vantaan Energialla on päätetty aloittaa määrittämällä toimintamallit dokumentaation käsittelylle, minkä jälkeen dokumentaatiota voidaan alkaa muokata haluttuun muotoon.
Tässä insinöörityössä esitetään dokumentinhallinnan perusteita sekä projektin tausta, kulku ja Vantaan Energian projektimalliin liittyvät vaiheet. Lisäksi käydään läpi projektin aikana määritettyjen toimintamallien sekä luotujen ohjeistusten käyttöönottoon ja koulutukseen liittyvät toimenpiteet.
Avaintekijät hyvään dokumentinhallintaan ovat dokumenttien oikeaoppisesti täytetyt metatiedot sekä dokumentinhallintajärjestelmä. Dokumentinhallinnan toimiessa asiaankuuluvalla tavalla dokumentaatio on laadukasta ja ajantasaista.
Vantaan Energian teknisen dokumentaation hallinta on hajanaista ja toimintamallit eri laitosten välillä eivät ole yhtenäisiä. Dokumentteja löytyy useasta eri tietokannasta sekä suurina määrinä paperiarkistosta. Teknisen dokumentaation hallintajärjestelmä on ollut Vantaan Energialla käytössä vuodesta 2014 asti, mutta sitä ei ole otettu käyttöön asiaankuuluvassa laajuudessa. Henkilöstöllä on haasteita järjestelmän käyttöön liittyen, mikä johtuu suurimmalta osin koulutuksen puutteesta.
Dokumentinhallinnan kuntoon saamiseksi ohjeistukset dokumentinhallinnalle ja dokumenttien käsittelyprosessille ovat avainasemassa. Näin ollen teknisen dokumentaation hallinnan parantaminen Vantaan Energialla on päätetty aloittaa määrittämällä toimintamallit dokumentaation käsittelylle, minkä jälkeen dokumentaatiota voidaan alkaa muokata haluttuun muotoon.