Knowledge management in an SME : knowledge management as a tool to alleviate vulnerabilities to knowledge losses in the case of a small high-tech enterprise

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tapaustutkimus, jossa tarkastellaan tietämyksenhallintaa pienessä suomalaisessa korkean teknologian yrityksessä. Tutkimuksessa kartoitetaan yritys X:n kriittisen tiedon tunnistamista, diffuusiotasoa ja tiedonsiirron tehokkuutta. Tämän lisäksi tutkimuskohteena on tietämyksenhallinnan rooli tiedon jatkuvuuden hallinnassa kohdeyrityksessä.

Tutkimusdataa kerättiin kyselyn ja haastatteluiden avulla. Sen avulla kohdeyrityksestä muodostettiin kattava tietämyskartta, jossa yrityksen kriittinen tieto on esitetty jaoteltuna tiedon rakenteellisuuden ja harvinaisuuden perusteella. Lisäksi tässä opinnäytetyössä esitetään kaksi vaihtoehtoa tiedonsiirron pääasialliseksi toimintatavaksi: tietopankkiin keskittyvä strategia ja sosiaalista tiedonsiirtoa painottava strategia.

Yksi tutkimuksen päätuloksista on tietämyskartassa esiin nousseet klusterit: harvinainen sisäinen hiljainen tieto, operationaalinen tieto ja yleinen teollisuuden toimialalle tyypillinen asiantuntijuus. Tutkimuksen toteutuksen aikana todettiin, että tiedonsiirto kohdeyrityksessä on painottunut sosiaaliseen kanssakäymiseen, kun taas nykyinen tietopankki nähdään alihyödynnettynä ja järjestäytymättömänä. Lisäksi tutkimustuloksista voi päätellä, että kohdeyrityksessä saattaa mahdollisesti ilmetä nousevaa, alhaalta ylöspäin ilmenevää, tietämyksenhallintaa.

This thesis is a case study of knowledge management (KM) in a small Finnish high-tech case company X. The identification, diffusion level, and transfer efficiency of critical knowledge were charted. Moreover, the role of KM in alleviating the risk associated with the loss of critical knowledge tied to key personnel was investigated.

The research data were collected utilizing a questionnaire and interviews. A comprehensive knowledge map of Company X was compiled. In the map, the structure level of the knowledge was plotted against the diffusion level. Also, two alternative solutions for the knowledge transfer strategy in Company X were presented. These were a knowledge storage-centric option and a social knowledge sharing-based focus.

One of the key research findings was the emergence of distinct knowledge clusters in the knowledge map: rare internal tacit knowledge, operation-based knowledge, and common industry-specific knowledge. It was also found that most of the knowledge transfer within Company X was taking place via social interactions. The knowledge storage practices were unorganized, and the available knowledge was underutilized. Finally, there were implications of emergent bottom-up-styled knowledge management activities. The greatest impediment to KM development was found to be the time constraint, thus KM improvement actions need to be chosen with care.