Tapahtumajärjestämisen ohje opiskelijatapahtumiin

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten järjestetään onnistunut opiskelijatapahtuma. Jotta tämä tavoite voitiin saavuttaa, käytiin läpi tilaajan tapahtumat, analysoitiin ne ja pilkottiin ne osiin. Opinnäytetyön tarkoitus on myös lisätä sekä tilaajan että muidenkin tuntemusta opiskelijatapahtumakentästä ja siitä, miksi opiskelijatapahtumia tehdään ja miten. Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuotoksena syntyi kolme eri tapahtumatyökalua tilaajan käyttöön: tapahtumasuunnitelma, sidosryhmäselvitys ja budjettipohja.

Työn teoreettinen viitekehys koostuu tapahtumien järjestämisen teoriasta ja sen vaiheista, jotka ovat suunnitteluvaihe, toteutusvaihe ja jälkivaihe. Lisäksi tietopohjassa käsitellään palvelua sekä sitä, miten opiskelijatapahtumat luovat yhteisöjä. Lisäksi käydään läpi tapahtumien saavutettavuutta ja turvallisuutta.

Aineistonhankintamenetelminä opinnäytetyössä käytettiin dokumenttianalyysiä, haastattelua ja aivoriihtä. Dokumenttianalyysissä käytiin läpi jäsenkysely, tapahtumapalautteita sekä kutsuvieraslistoja. Haastattelussa selvitettiin tapahtumien nykytilannetta ja sitä, mitä parannettavaa niissä oli vuoden 2022 toimijoiden mielestä. Aivoriihessä kävimme läpi opinnäytetyön tuotoksena syntyviä tapahtumatyökaluja ja sitä, miten niistä saisi entistä käyttökelpoisempia työkaluja nykyisille toimijoille.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi niin konkreettisia tapahtumatyökaluja työskentelyn tueksi kuin konkreettisia kehitysehdotuksia. Ottamalla nämä käyttöönsä nykyiset toimijat voivat helpottaa omaa työtaakkaansa ja saada tapahtumistaan entistä parempia ja toimivampia. Tuottamani kolme tapahtumatyökalua ovat tapahtumasuunnitelma, sidosryhmäselvitys ja budjettipohja. Kehitysehdotuksia ovat palautteen kerääminen systemaattisesti tapahtumien jälkeen ja sen analysointi, tapahtumien aikatauluttaminen, tapahtuman informaation lähettäminen kootusti osallistujille etukäteen, tapahtumien turvallisuuteen huomion kiinnittäminen sekä tapahtumien vastuullisuuden huomiointi.