Toiminnanohjausjärjestelmän ulkopuolinen tieto ja sen käyttö: työntekijän tuottaman luokittelemattoman tiedon tallennus sekä jakaminen - Case: Saariselän Keskusvaraamo

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli saada toiminnanohjausjärjestelmän ulkopuolinen luokittelematon tieto osaksi Saariselän Keskusvaraamon tietopääomaa. Kvalitatiivisen case-tutkimuksen tietoperustan tärkeimmät lähteet, tutkimukset ja artikkelit löytyivät internetin avulla. Aineistot on kerätty case-yrityksestä empirian ja testauksen avulla. Tutkimuksen tavoitteena oli saada työntekijöiden tuottaman tiedon hallinnoinnin prosessit kustannustehokkaana osaksi liiketoimintaa.

Aineistoja ja tiedon hallinnan vaatimuksia analysoidessa vaihtoehdoksi rajautui Microsoft O365-pilvipalvelu sovelluskombinaatiolla Office, OneDrive, SharePoint, Teams ja OneNote. Tiedon tallennuksen ja jakamisen edellytykseksi muodostui toimiva kategorisointi, joka on käytettävissä kaikissa yrityksen käyttöönottamissa sovelluksissa. Luokittelun lisäksi avainsanojen käyttö, erityisesti kirjoitetuissa keskusteluissa ja pikaviesteissä, on oleellista tiedon jälkikäteen löytymiselle ja jatkokäytölle. Tutkimuksen tuloksia voidaan hyödyntää, case-yrityksen lisäksi, samankaltaiset vaatimukset omaavien organisaatioiden parissa.

O365-pilvipalvelu vastasi case-yrityksen vaatimuksiin kaikilta osin. Monikäyttöinen Teams-sovellus mahdollisti sekä keskustelun että tiedon ja tiedostojen käytön samassa synkronoituvassa näkymässä. Teknisten ominaisuuksien toimivuus ei riitä uudistusten toteutumisessa. Työtekijöiden tulee omaksua uudenlainen tapa tiedon tallentamisessa ja jakamisessa.

The subject of the thesis was to obtain the unclassified information outside the Enterprise Resource Planning system as part of Saariselkä Booking’s Information Capital. The most important sources in this qualitative case study were studies and articles, which were found on the Internet. The research materials were collected from the case company by empirical methods and by testing the processes. The aim of the study was to make the processes of the information management by the employees as cost effective as possible and make them as part of the business.

When analyzing the research materials and the requirements of the information management only one option was left. It was the Microsoft O365 cloud service. The software combination included Office applications, OneDrive, SharePoint, Teams and OneNote. A prerequisite for storing and sharing information was a functional categorization that is available for all the applications deployed by the case company. In addition to categorizing, the use of the keywords, especially in written conversations and instant messages, is essential for a retrieval and a further use of the information. The results of the research can be utilized in organizations with similar requirements as in the case company.

All the requirements of the case company were in the O365 cloud service. The versatile Teams application enabled discussion, information use and file usage in the same synchronized view. The technical functionality is not enough to carry out the reforms. The employees must adopt a new way of storing and sharing information.