Implementation of an Internal Order Management System

Abstract

This thesis was carried out for a company selling industrial products to corporate customers. The company has been facing problems with their order processing not being efficient or mobile. Therefore, the objective of this study was to propose a new internal order management system, which would help to streamline the operative work and order processing of the company.

The current state of the order management process was first analysed for the implementation of the OMS. The challenges of the operative work were identified and addressed before the implementation. A conceptual framework of the best practises related to implementing a new system was created to support the project. Key factors about implementing a new OMS along with OMS evaluation and process optimization were explored.

The outcome of this thesis was a proposal for process optimization and a new OMS, which was also implemented. The results of the project were analysed after the deployment by inspecting employee experiences with impacts on indicators and operations. Additionally, future development ideas regarding the company's operations were proposed.

The benefits of the project for the case company were a new internal OMS and more streamlined operations to manage orders. The new OMS saves time in order processing and makes following order statuses easier. Additionally, the new system allows data collection and scalability.

Tämän opinnäytetyön aiheena oli tutkia ja ottaa käyttöön uusi sisäinen tilaustenhallintajärjestelmä (OMS) case-yritykselle. Tarkoituksena oli löytää yrityksen toimintaan parhaiten soveltuva OMS ja ottaa se käyttöönonnistuneesti. Tavoitteena oli tehostaa yrityksen operatiivista työtä ja tilausten käsittelyä.

Tilaustenhallintaprosessin nykytila analysoitiin ennen OMS:n käyttöönottoa varten. Operatiivisen työn haasteet tunnistettiin ja niihin puututtiin ennen käyttöönottoa. Projektin tueksi luotiin käsitteellinen viitekehys uuden järjestelmän käyttöönottoon liittyvistä parhaista käytännöistä. Uuden OMS:n käyttöönoton keskeisiä tekijöitä sekä OMS-arviointia ja prosessien optimointia tutkittiin.

Prosessin optimointiehdotus ja uusi OMS esitettiin ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön. Hankkeen tuloksia analysoitiin käyttöönoton jälkeen tarkastelemalla työntekijöiden kokemuksia, sekä sen vaikutuksia mittareihin ja operatiivisiin toimintoihin. Lisäksi esitettiin tulevaisuuden suunnitelma yhtiön operatiivisten toimintojen kehittämiselle.

Projektin hyödyt yritykselle olivat uusi sisäinen tilaustenhallintajärjestelmä, sekä virtaviivaisempi prosessi tilausten hallinnalle. Uusi OMS säästää aikaa tilausten käsittelyssä, ja tekee tilausten statuksien seurannasta helpompaa. Lisäksi uusi järjestelmä mahdollistaa datankeruun ja skaalautuvuuden.