Materiaalihankintojen kehittäminen Lean-menetelmien avulla

Abstract

Opinnäytetyön lähtökohtana oli toimeksiantoyrityksen johtoryhmässä nähty tarve saada asiantuntijan näkemystä ostotoiminnan ulkopuolelta toimintatapojen ja käytäntöjen kehittämiseen materiaalitoiminnoissa. Työssä esitetään Lean-filosofian oppeja otettavaksi käyttöön hankintatoimen prosessien tehostamiseksi. Tavoitteena on tuoda jatkuvan parantamisen malli myös ostotoimintaan. Työssä on tarkoitus Lean-filosofian avulla saada työyhteisö ottamaan käyttöön jatkuvan parantamisen periaate ja siten havainnoimaan ja tuomaan esille kehitettäviä kohteita ja oman näkemyksen avulla parantamaan työarkea poistamalla hukkaa.

Työssä arvioidaan materiaalihankintojen nykytilaa ja kartoitetaan hankintaprosessin ongelmakohtia, jotka estävät tai hidastavat työn tehokasta virtausta. Työssä tunnistettiin hankintatoimessa esiintyviä hukkia ja esiteltiin erilaisia Lean-menetelmiä sen eliminoimiseksi. Työssä käydään läpi materiaalihankintojen keskeisimpiä teorioita, työn kannalta oleellisimmat Lean-menetelmät ja kohdeyrityksen nykyinen hankintatoimen toimintamalli.

Opinnäytetyö toteutettiin kartoittamalla nykytilanne arvovirtakuvauksen ja työaikaseurannan avulla. Työaikaseuranta tehtiin kahden viikon jaksona, jonka yhteydessä oli kysely päivittäin esiintyvistä ongelmista, jotka estivät, hidastivat tai vaikeuttivat työn suorittamista. Arvovirtakuvauksen avulla havaittiin ostotoiminnassa esiintyvän pullonkauloja uudet ostot, toimitusten uudelleen aikataulutus ja laskutuksen prosesseissa. Haastattelemalla yrityksen työntekijöitä saatiin esille eri hukan muotoja, joista luotiin kehitettävien asioiden tehtävälista. Avainhenkilöille tehdyn Gemba-kävelyn avulla saatiin esille hukkaa ja puutteita standardoitujen työohjeiden soveltuvuudessa.

Työn tuloksena on listaus kehitysehdotuksia, joiden avulla hankintatoimi voi alkaa kehittää työn tehokkuutta jatkuvan parantamisen avulla. Työssä esitellään visuaalisia Lean-työkaluja, kuten SPC ja Kanban avuksi hankintatoimen päivittäisjohtamiseen tavoitteena tasata työkuormaa, vähentää kiirettä ja näistä johtuvia hukkia. Työ on antanut perustan Lean-filosofian soveltamiselle asiantuntijatyössä ja sitä voidaan hyödyntää jatkuvaan parantamiseen myös tulevaisuudessa.

The starting point of the thesis is the need seen in the company’s management team to get an expert view from outside the purchase function to develop operating methods and practices in material operation. The aim of the thesis is to present the principles of Lean philosophy to im-prove the efficiency of procurement processes. The goal is to bring the continuous improvement model to purchasing operations. The purpose is to use Lean philosophy to make the work com-munity aware of areas for improvement and to use their own vision to improve everyday work by eliminating waste.

The thesis assesses the current state of materials procurement and identifies the problem areas of the procurement process that prevent or slow down the efficient flow of work. The purpose of the work is to identify the waste occurring in the procurement process and introduce various Lean methods to eliminate it. The work will review the main theories of material procurement and the most relevant Lean methods from the point of view of the work, and the company's current oper-ating model for procurement operations.

The thesis was carried out by mapping the current situation through value stream mapping and working time monitoring. The working time monitoring was carried out over a two-week period and included a questionnaire on the daily problems that prevented, slowed down or made it difficult to perform the work. The value stream mapping identified bottlenecks in the purchasing function in terms of new purchases, re-scheduling of deliveries and invoicing processes. Interviews with company employees revealed various forms of waste, from which a to-do list of issues to be developed was created.. The Gemba walk for key personnel found waste and deficiencies in the applicability of standardized work instructions

The result of the work is a list of suggestions for improvements that can help procurement to improve its efficiency. The work presents visual Lean tools to assist the day-to-day management of the procurement function, with the aim of balancing workload, reducing rush and the resulting wastage. The work has provided a basis for applying the Lean philosophy to professional work, which can be used for continuous improvement in the future.