Microsoft 365 -palveluiden tuottaminen hallintamallin mukaisesti Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella

Abstract

Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä 1.1.2023 aloittaneelle Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle, joka vastaa kymmenelle Länsi-Uudenmaan kunnalle sosiaali- ja terveyspalveluista, pelastustoimesta sekä opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalveluista. Opinnäytetyössä tutkittiin miten Microsoft 365 -palvelua kannattaa ohjata ja kehittää Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella, minkälaisia rooleja laadukkaan palvelun tuottamiseen liittyy sekä millä tavoin Microsoft 365 -ympäristön kehitys, tuki- ja ylläpitokäytäntöjä tulee hallita.

Tietoperusta muodostui kahden tunnetun viitekehyksen ympärille. Bisnesteknologiamallin osalta painotettiin strategia ja hallinto -johtamisaluetta sekä palvelut johtamisaluetta. ITIL V3:n osalta käytettiin kahta ydinprosessia, palvelustrategiaa ja palvelusuunnittelua. Lisäksi teoriaosuuden väittämiä vahvistettiin haastatteluilla sekä käymällä läpi kaupallisten toimijoiden näkemyksiä hallintamalleista. Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista eli kvalitatiivista tutkimusmenetelmää, koska siinä pyritään ymmärtämään kohteen ominaisuuksia, laatua sekä merkitystä kattavasti, joka tuki paremmin havaintoja kuin määrällinen tutkimus.

Työn tuloksena syntyi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle runko Microsoft 365 -hallintamallista, johon on kuvattuna roolit ja toimintamallit, joita tarvitaan palvelun tuottamiseen. Pitkän aikavälin ajatuksena on käynnistää Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueella digitaalisten työvälineiden ohjausryhmä, jonka selkärankana tulee toimimaan tässä opinnäytetyössä tehty hallintamallin runko.

The study was carried out as a functional thesis for the Western Uusimaa Wellbeing Services County, which started on 1st of January 2023 and is responsible for social and health services, rescue services, and psychologist and curator services for student welfare to 10 municipalities in Western Uusimaa. The thesis examined how to steer and develop the Microsoft 365 service in the Western Uusimaa Wellbeing Services County – the kinds of roles involved in providing high-quality service, and how the development, support and maintenance practices of the Microsoft 365 environment should be managed.

The theoretical base was formed around two well-known frameworks. With regards to Business Technology Standard, emphasis was placed on the Strategy and Governance area, as well as the services area. For ITIL V3, two core processes were used - Service strategy and Service design. In addition, the statements in the theory section were reinforced with interviews, as well as by reviewing the views of commercial operators on management models. The qualitative research method was used since it seeks to comprehensively understand the properties, quality, and significance of the object. This better supported the findings than quantitative research.

As a result of the study, the Western Uusimaa Wellbeing Services County created a framework of the Microsoft 365 management model, which describes the roles and operating models needed to produce the services. The long-term idea is to establish a steering group for digital tools in the Western Uusimaa Wellbeing Services County, which will be supported by the framework of the management model created in this thesis.