Organisaation toiminnan kehittäminen

Abstract

Lännen Palveluyhtiöt Oy on kiinteistöpalveluiden tarjoaja Tampereella ja Valkeakoskella. Yritys tarjoaa isännöinti-, kiinteistö- ja siivouspalveluita. Kiinteistöpalvelu on erikoistunut tarjoamaan palveluita liittyen kiinteistöjen kunnossapitoon, ulkoalueiden hoitoon, rakennusten korjaukseen ja tekniseen asiantuntijuuteen.

Lännen tekninen yksikkö toimii yhteistyössä korjauspalvelun asiantuntijoiden kanssa ja isännöintipalvelu on kiinteistöpalvelun sisäinen asiakas. Tekniset asiantuntijat valvovat taloyhtiön velvoitteita ja toimivat taloyhtiön edustajina. Opinnäytteen tarkoituksena oli kehittää toimintaa yksikön sisällä ja organisaation osastojen välistä yhteistyötä.

Tutkimuksen tavoitteena oli kartoittaa isännöitsijöiden tyytyväisyys teknisen yksikön toimintaan, sekä löytää keinoja ja näkökulmia toiminnan kehittämiseen. Tutkimus sisälsi kyselyn isännöitsijöille ja haastatteluja, joiden pohjalta järjestettiin palautetilaisuus teknisen yksikön henkilökunnalle.

Tulokset osoittivat, että teknisen yksikön tuottaman palvelun laatuun oltiin yleisesti kohtalaisen tyytyväisiä. Yhteistyössä isännöitsijöiden kanssa havaittiin kehitettävää erityisesti tiedonkulussa ja kommunikaatiossa, sekä töiden priorisoinnissa ja aikataulujen hallinnassa. Tulokset osoittivat myös, että teknisten asiantuntijoiden työskentelytavoissa oli eroavaisuuksia ja toivottiin, että ne olisivat yhtenäisemmät.

Palautetilaisuuden tarkoituksena oli kehittää yksikön toimintaa tutkimustuloksien perusteella. Tilaisuudessa ryhmä kehitti yhteisiä käytäntöjä, joilla pyritään parantamaan yksikön sisäistä toimintaa. Tiedonkulkua parannetaan kirjaamalla yhtenäisellä tavalla asioita kiinteistötietojärjestelmään. Tiedot ovat näin helposti löydettävissä myös tulevaisuudessa. Yhteistyötä parannetaan suunnittelemalla töiden toteutus tarkemmin ja luomalla toteutusaikataulu kaikille työtilauksille. Aikataulu ja aktiivinen viestintä tilaajan kanssa helpottavat töiden priorisointia.

Lännen Palveluyhtiöt Oy is a property services provider based in Tampere and Valkeakoski. The company offers property management, property services, and cleaning services. The property services are specialized in providing services related to property maintenance, outdoor area maintenance, building repairs, and technical consultation.

Tekniset Palvelut, the technical consultation unit of Lännen Palveluyhtiöt Oy works in cooperation with the consultants of Korjauspalvelu unit. The property management service is an internal customer of the property services department. Technical consultants monitor the obligations of the housing company and act as it’s representatives. The purpose of the thesis was to develop the activities within the unit and the cooperation between the organization's departments.

The objective of the study was to assess the satisfaction of property managers with the technical unit's operations and to find ways and perspectives to develop the operations. The study included a survey of property managers and interviews, based on which a feedback session was organized for the technical unit staff.

The results showed that the quality of the services provided by the technical unit was generally satisfactory. Cooperation with property managers revealed room for improvement, especially in terms of communication and information flow, as well as prioritizing work and managing schedules. The results also showed that there were differences in the working methods of technical consultants, and it was hoped that they would be more consistent.

The purpose of the feedback session was to develop the unit's operations based on the research results. In the session, the group developed common practices to improve the unit's internal operations. Communication is improved by recording things in a uniform manner in the property information system. The information is thus easily accessible in the future as well. Collaboration is improved by planning work implementation more carefully and creating a schedule for all work orders. The schedule and active communication with the customer facilitate prioritization of work.