Perehdytysohjelman kehittäminen : perehdytyssuunnitelman luominen ostoreskontranhoitajan tehtävään

Abstract

Opinnäytetyön aiheena oli perehdyttäminen ostoreskontranhoitajan työtehtäviin. Opinnäytetyössä selvitettiin, mitä haasteita ja puutteita toimeksiantajan tämänhetkisessä perehdytysprosessissa on ja millaista tukimateriaalia tai työkalua haasteiden ja ongelmien tueksi ja ratkaisemiseksi toivotaan. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajan perehdytysprosessia luomalla saadun tiedon pohjalta toimeksiantajan käyttöön ostoreskontranhoitajan perehdytyksessä hyödynnettävä työkalu.

Opinnäytetyön tietoperusta koostui digitaalisen taloushallinnon kehittymisestä, sähköisestä ostolaskuprosessista, perehdyttämisestä ja työnopastuksesta. Lisäksi tutustuttiin erilaisiin perehdytyksen työkaluihin. Opinnäytetyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, joka sisälsi kehittämistehtävän. Aineistonkeruu toteutettiin ryhmähaastattelulla. Ryhmähaastattelua ja yhteistä ideointia varten järjestettiin työpaja toimeksiantajan talousosaston kanssa.

Työpajan aikana kerätyn aineiston mukaan tämänhetkisessä perehdytysprosessissa koettiin ongelmaksi kirjallisen perehdytyssuunnitelman sekä perehdytyksen tavoitteiden ja aikataulun puuttuminen. Lisäksi ryhmäytyminen, koko tiimin osallistaminen, seuranta ja palautteen antaminen eivät toteudu riittävästi tämänhetkisessä perehdytysprosessissa.

Lähestymistapa tässä opinnäytetyössä oli konstruktiivinen tutkimus, jossa lopputuotoksena luotiin saatujen tulosten pohjalta kirjallinen perehdytyssuunnitelma toimeksiantajan talousosaston käyttöön. Jatkokehittämistoiveena nousi esille kirjallisen ohjeistuksen luominen perehdytyssuunnitelman käyttöön.

The topic of the thesis was induction to the tasks of an accounts payable specialist. The thesis examined what challenges and shortcomings exist in the commissioner’s existing induction process and what kind of support material or tool is desired to support and solve challenges and problems. The aim of the thesis was to develop the commissioner’s induction process by creating a tool, based on the information received, for the commissioner’s use in the induction of accounts payable specialist.

The theory of the thesis consists of the development of digital financial administration, the electronic purchase invoice process, induction, and work guidance. In addition, various tools for induction are presented. The thesis was implemented as a functional thesis, which included a development task. The data collection was carried out through a group interview. A workshop was organized with the commissioner’s finance department for the group interview and joint brainstorming.

According to the data there were a few issues in the existing induction process. They experienced that there were no written checklist, goals, and schedule for the induction. In addition, the distribution of induction tasks and bonding among the team, monitoring, and giving feedback were not sufficiently implemented in the existing induction process.

The approach in this thesis was a constructive study. Based on the results obtained, a written induction plan was created for the use of the commissioner’s finance department. The hope for further development was the creation of written instructions for the use of the induction checklist.