Kuluttajaliiketoimintaan keskittyvän organisaation uuden intranetin kehittäminen

Abstract

Tämän kehittämistyön tarkoituksena oli kohdeorganisaation uuden intranetin kehittäminen keväällä 2023. Työ oli tutkimuksellinen kehittämistyö ja sen tavoitteena oli luoda uuteen Microsoft Teams-yhteistyösovelluksessa sijaitsevaan intranetiin runko ja toimintamalli, jonka avulla voidaan vahvistaa organisaation sisäistä viestintää ja esihenkilötyötä.

Intranetin merkitys organisaation sisäisessä viestinnässä koettiin olevan suuri, sillä se voi helpottaa viestintää ja selkeyttää arjen esihenkilötyötä sekä osaltaan mahdollistaa tiimien tehokkaamman suorituksen. Työn tarve oli selkeä, koska kohdeorganisaation intranet operatiivisille tiimeille oli lähtötilanteessa hajautunut kolmelle eri alustalle. Haasteita lähtötilanteessa oli sisällön, tiedon omistajuuden, epäselvän rakenteen, tiedon haun, tiedon päivittymisen sekä toiminnallisuuden osalta. Lähtötilanteen intranet ei siis palvellut kasvavaa organisaatiota jatkuvasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä enää viestintäkanavana tai esihenkilöiden tukena.

Kehittämistyön teoreettinen viitekehys käsitteli viestintää, sisäisestä viestintää ja työyhteisöviestintää. Teoreettisessa viitekehyksessä oli luku aiheesta intranet organisaation tukena ja tämän alaluku yhteistyösovellus Microsoft Teams, jotta ymmärrettiin alustaa, jolle uusi intranet kehittyi. Esihenkilötyötä ja alan erityispiirteitä käsiteltiin omissa luvuissaan ennen teoreettisen viitekehyksen yhteenvetoa.

Työ oli tutkimuksellinen kehittämistyö. Tutkimusote oli kvalitatiivinen eli laadullinen ja lähestymistapana oli tapaustutkimus. Aineiston keräysmenetelmänä käytettiin aivoriihityöskentelyä pienryhmässä, joka koostui organisaation esihenkilöistä. Aineistoanalyysi tehtiin teemoittelun avulla ja kehittämistyökaluna hyödynnettiin 8x8-menetelmää.

Kehittämistyön tuloksena syntyi kohdeorganisaation uuden intranetin runko eli Teams-yhteistyösovelluksen kanavat ja näihin kansiorakenteet. Lisäksi tutkimuksen pohjalta voitiin määritellä intranetin toiminnallisuudet ja pelisäännöt. Kehittämistyön tuloksena syntyi myös uuden intranetin käyttöönoton viestintäsuunnitelma. Viestintäsuunnitelman avulla haluttiin vahvistaa esihenkilöiden ja heidän tiimiensä vastaanottavaisuutta uuden työkalun osalta sekä tiedottaa koulutuksista, aikatauluista, vastuista sekä toiminnan muutoksista. Kohdeorganisaation saama hyöty uudesta intranetistä selviää vasta, kun se on jalkautunut käyttöön arjessa ja käyttöä on toistuvasti. Arvioinnin tekemiseksi olisi hyvä pyytää palautetta käyttäjiltä.