Musiikkitapahtuman järjestäminen: AlpuanharjuROCK 2023
Tiittanen, Juha (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305088387
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305088387
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoitus on tuottaa suunnitelma AlpuanharjuROCK-tapahtuman järjestämisestä. Työn toimeksiantajana on Alpuan kylätalo ry. Opinnäytetyön tekijä toimii yhtenä järjestämisen vastuuhenkilöistä. Kyseessä on yhden päivän kestävä ”minifestivaali”, jonka pääasiallinen sisältö koostuu musiikkiesityksistä. Festivaali järjestetään Alpuanharjun hiihtomajan maastossa toista kertaa 17.6.2023. Idea tapahtumasta sai alkunsa pandemian vielä vaivatessa Suomea ja koko maailmaa. Tapahtumaa pilotoitiin nopealla aikataululla vuonna 2022, kun tapahtumia sai alkaa jo järjestää. Ensimmäinen AlpuanharjuROCK järjestettiin 18.6.2022.
Opinnäytteen tuotteena oleva suunnitelma on räätälöity keskittymään juuri tähän tapahtumaan, mutta siihen sisältyvät mallit ja prosessit pätevät useanlaiseen eri tapahtumatyyppiin. Suunnitelma pitää sisällään liiketoiminnan suunnittelun työkalut. Suunnittelussa käytettyjä analyyttisia keinoja ovat toimiala-, yritys-, asiakas-, kilpailu- ja riskianalyysit. Analyysien johtopäätökset on summattu yhteen SWOT-taulukolla. Suunnitelmaan sisältyy markkinointisuunnitelma, joka kertoo tapahtumamarkkinoinnin strategian, budjetin ja aikataulutuksen. Koko toimintamallin suunnittelua käsittelevät työn osat 3–7. Suunnitelmaa voidaan hyödyntää konseptin esittelyssä ja esimerkiksi rahoituksia haettaessa. Työ kertoo musiikkitapahtuman järjestämisen prosesseista, sen suunnittelusta toteutukseen ja purkuun saakka. Työn on määrä valmistua ennen tapahtumapäivää, joten varsinaista reflektio-osuutta siihen ei voida sisällyttää. Reflektointi on kuitenkin tärkeä osa järjestämistyötä, joten se on huomioitu työssä. Reflektointi näkyy työssä myös siten, että työn suunnitteluosioita rakennettiin hyvin paljon edellisvuoden tapahtumaan peilaten ja siitä oppien.
Työssä myös esitellään työn toimeksiantaja Alpuan kylätalo ry, raportoidaan taustatekijöinä sekä toimialasta että toimintaympäristöstä. Molempiin niistä liittyy haasteita: mm. pandemian vuoksi tapahtuma-ala on kärsinyt valtavista tappioista sekä menetyksistä, ja toimintaympäristönä haja-asutusalue on potenut jo pitkään ”elämänmenon” hiljentymistä. Osana työn tavoitteita on vaikuttaminen molempiin niitä elvyttävällä tavalla.
Opinnäytteen tuotteena oleva suunnitelma on räätälöity keskittymään juuri tähän tapahtumaan, mutta siihen sisältyvät mallit ja prosessit pätevät useanlaiseen eri tapahtumatyyppiin. Suunnitelma pitää sisällään liiketoiminnan suunnittelun työkalut. Suunnittelussa käytettyjä analyyttisia keinoja ovat toimiala-, yritys-, asiakas-, kilpailu- ja riskianalyysit. Analyysien johtopäätökset on summattu yhteen SWOT-taulukolla. Suunnitelmaan sisältyy markkinointisuunnitelma, joka kertoo tapahtumamarkkinoinnin strategian, budjetin ja aikataulutuksen. Koko toimintamallin suunnittelua käsittelevät työn osat 3–7. Suunnitelmaa voidaan hyödyntää konseptin esittelyssä ja esimerkiksi rahoituksia haettaessa. Työ kertoo musiikkitapahtuman järjestämisen prosesseista, sen suunnittelusta toteutukseen ja purkuun saakka. Työn on määrä valmistua ennen tapahtumapäivää, joten varsinaista reflektio-osuutta siihen ei voida sisällyttää. Reflektointi on kuitenkin tärkeä osa järjestämistyötä, joten se on huomioitu työssä. Reflektointi näkyy työssä myös siten, että työn suunnitteluosioita rakennettiin hyvin paljon edellisvuoden tapahtumaan peilaten ja siitä oppien.
Työssä myös esitellään työn toimeksiantaja Alpuan kylätalo ry, raportoidaan taustatekijöinä sekä toimialasta että toimintaympäristöstä. Molempiin niistä liittyy haasteita: mm. pandemian vuoksi tapahtuma-ala on kärsinyt valtavista tappioista sekä menetyksistä, ja toimintaympäristönä haja-asutusalue on potenut jo pitkään ”elämänmenon” hiljentymistä. Osana työn tavoitteita on vaikuttaminen molempiin niitä elvyttävällä tavalla.