M-Files dokumentinhallintaohjeen laatiminen rakennuttajakonsulteille ja valvojille
Honkanen, Maarit (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305108918
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305108918
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda M-Files- dokumentinhallinnan käyttöohje Granlund Oy:n rakennuttajakonsulteille ja valvojille. Opinnäytetyössä käsiteltiin M-Files-arkistointijärjestelmän käyttöä rakennuttajakonsulttien ja valvojien näkökulmasta. Ohje luotiin Granlundin sisäisen intranetin (Intranet) sivuksi ja sen tuli sisältää yleisiä ohjeita laatuvaatimukset täyttävästä dokumentointitavasta sekä yksityiskohtaisia ohjeita M-Files -dokumentointijärjestelmän käyttöönotosta, dokumenttien luomisesta, niiden tallentamisesta sekä hakutoiminnosta. Opinnäytetyön tavoitteena oli helpottaa rakennuttajakonsulttien työtä ja parantaa dokumenttien hallintaa M-Files-järjestelmässä.
Ohjeen kehittämiseen käytettiin tutkimusmenetelmänä vapaamuotoisia keskusteluja käyttäjäkokemuksista lähtötilanteen arvioimiseen. Ohjeen lähtökohtana oli Granlund Oy:n laatujärjestelmän, ISO9001 Standardin, Rakennustietokannan ja Maankäyttö- ja rakennuslain ja edellyttämät dokumentoinnin vaatimukset. Digitaalisen viestinnän ohjeita sovellettiin Intranetin sisältösivun rakentamisessa.
Tuloksena saatiin selkeä ja helppokäyttöinen M-Files-ohje, joka auttaa rakennuttajakonsultteja hallinnoimaan, käsittelemään ja jakamaan dokumentteja M-Files-järjestelmässä. Jatkossa Intranetiin luotua ohjesivua voidaan käyttää päivittyvien ohjeiden lisäämiseen sitä mukaan, kun päivityksiä saadaan kehitysprojektin myötä käyttöön.
Ohjeen kehittämiseen käytettiin tutkimusmenetelmänä vapaamuotoisia keskusteluja käyttäjäkokemuksista lähtötilanteen arvioimiseen. Ohjeen lähtökohtana oli Granlund Oy:n laatujärjestelmän, ISO9001 Standardin, Rakennustietokannan ja Maankäyttö- ja rakennuslain ja edellyttämät dokumentoinnin vaatimukset. Digitaalisen viestinnän ohjeita sovellettiin Intranetin sisältösivun rakentamisessa.
Tuloksena saatiin selkeä ja helppokäyttöinen M-Files-ohje, joka auttaa rakennuttajakonsultteja hallinnoimaan, käsittelemään ja jakamaan dokumentteja M-Files-järjestelmässä. Jatkossa Intranetiin luotua ohjesivua voidaan käyttää päivittyvien ohjeiden lisäämiseen sitä mukaan, kun päivityksiä saadaan kehitysprojektin myötä käyttöön.