Developing the Integration Between IT Asset Management and Finance Processes

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa nykyisiä IT-omaisuuden hallinta- ja finanssi-prosesseja ja löytää mahdollisia tapoja parantaa niitä ja niiden integrointia keskenään. Tämän opinnäytetyön idea tuli kohdeyrityksen palvelutoimitusyksiköltä, koska he halusivat optimoida ja tehostaa prosessejaan ja niiden integrointia keskenään.

Tämä opinnäytetyö perustuu yrityksen alustan omistajien haastatteluihin, käytettävissä olevaan tietoon ja käytäntöihin sekä opinnäytetyön aikana kerättyyn näkemykseen. Lisäksi tässä opinnäytetyössä noudatettiin strukturoitua lähestymistapaa, joka koostui viidestä vaiheesta. Nykytilan analyysin aikana tehtiin kolme keskeistä havaintoa. Ensimmäinen keskeinen havainto oli, että tuki- ja huoltosopimukset käsiteltiin tavalla, jota voitaisi optimoida. Toinen keskeinen havainto oli, että asiakkuuksilta ei saatu johdonmukaista palautetta kysyntäennusteeseen. Viimeinen keskeinen havainto oli, että kohdeyritys ei pystynyt ennustamaan OPEX-lukuja johdonmukaisesti sillä asiakkuuksilta ei saatu johdonmukaista informaatiota.

Tämän opinnäytetyön tuloksena on ehdotus, joka koostuu kolmesta osasta. Ensimmäinen ehdotus liittyy käynnissä olevien sopimusten hallinnan tehostamiseen. Toinen ehdotus liittyy kapasiteetin ennustamisen tehostamiseen. Viimeinen ehdotus liittyy kuukausittaisen OPEX-ennusteen parantamiseen. Tämän lisäksi opinnäytetyön viimeisessä vaiheessa esitetään ehdotusten jatkokehitystä.

Opinnäytetyön tulokset auttavat kohdeyritystä hallitsemaan käynnissä olevia sopimuksia tehokkaammin ja läpinäkyvämmin, tehostamaan IT-omaisuuksien kapasiteetin ennustamista ja arvioimaan paremmin tulevia toimintakuluja. Lisäksi ehdotus tehostaa IT-omaisuudenhallinnan ja finanssiprosessien integrointia.

The objective of this thesis was to do a mapping of the current processes regarding IT asset management and finance processes and find possible ways to improve them and their integration. The idea for this thesis came from the service delivery unit of the case company as they wanted to optimize and enhance the efficiency of their processes and their integration with one another.

This thesis is based on interviews with the case company’s platform owners, the available knowledge and practices as well as insight gathered while working on the thesis. Furthermore, this thesis followed a structured approach that consisted of five stages. During the current state analysis, three key findings were made. The first key finding was that the support and maintenance contracts were handled in a way which could be optimized. The second key finding was that there was a lack of consistent feedback from the accounts regarding the demand forecast. The last key finding was that the case company is unable to forecast OPEX numbers consistently due to the lack of consistent feedback from the accounts.

The outcome of this thesis is a proposal that consists of three parts. The first part is a proposition for enhancing the management of ongoing contracts. The second part is a proposition for enhancing capacity forecasting. The last part is a proposition for enhancing the monthly OPEX forecast update. Furthermore, in the last stage of the thesis further development of the propositions is presented.

The results of the thesis help the case company to manage their ongoing contracts more effectively and transparently, enhance the capacity forecasting of IT assets and make better estimations about their future operational expenditure. In addition, the proposal makes the integration between IT asset management and finance processes more effective.