Asianhallinnan vaatimukset julkisella sektorilla

Myllylahti, Virpi

Asianhallinnan vaatimukset julkisella sektorilla

Myllylahti, Virpi (2023)

Avaa tiedosto

Myllylahti_Virpi.pdf (1.177Mt)

Lataukset:

Rajoitettu käyttöoikeus / Restricted access / Tillgången begränsad

Myllylahti, Virpi

2023

Näytä kaikki kuvailutiedot

Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202305109171

Tiivistelmä

Tämän opinnäytetyön aiheena on julkisen sektorin asianhallinnan vaatimukset ja asianhallinnan kehittäminen. Opinnäytetyössä tutkittiin kohdeorganisaation asianhallinnan nykytilaa ja tavoitetilaa sekä kuvattiin asianhallinnanjärjestelmän vaatimukset, joita voidaan käyttää asianhallinnan kilpailutuksessa ja hankinnassa.

Opinnäytetyön aiheena oli asianhallinnan vaatimukset julkishallinnon organisaatiossa. Työssä kuvattiin ensin JHS 179 -suositusten mukaisesti organisaation asianhallinnan nykytila ja tavoitetila sekä asianhallinnan vaatimukset, joilla tavoitetilaan päästään.

Asianhallinnan kehittäminen tuli valtionhallinnon organisaatioissa ajankohtaiseksi viimeistään, kun laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta astui voimaan vuoden 2020 alussa. Kohdeorganisaatiossa on ollut käytössä useita tietojärjestelmiä ja palveluja asiatiedon käsittelyä varten. Käytössä olevat järjestelmät ja toimintamallit eivät ole riittävän nykyaikaisia, tehokkaita ja toimintavarmoja.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena, ja tutkimusmetodina käytettiin suoraa havainnointia, teemahaastatteluja sekä lähdeaineiston analysointia. Teemahaastattelut suunniteltiin etukäteen ja haastattelut toteutettiin iteroiden. Työn aikana haastateltiin seitsemää asianhallinnan käyttäjää ja asiantuntijaa, joilla oli pitkä kokemus asianhallinnasta ja työskentelystä valtionhallinnossa. Havainnointi tehtiin aidossa toimintaympäristössä havainnoimalla asianhallintajärjestelmän käyttöä käyttäjän työaseman ääressä.

Laissa määritellään vaatimukset julkisen sektorin asianhallinnalle ja asiarekisterille. Tiedonhallintalain lisäksi asianhallintaa koskevaa säätelyä ja ohjeita on laajasti kansallisessa lainsäädännössä ja EU:n asetuksissa. Lakien lisäksi asianhallintaa varten on tehty ohjeita ja suosituksia julkista sektoria varten.

Kehitystyössä kuvattiin asianhallinnan vaatimukset, jotka luokiteltiin toiminnallisiin, ei-toiminnallisiin ja teknisiin vaatimuksiin. Vaatimukset kirjattiin yhteiseen vaatimusluetteloon. Vaatimuksia käytetään organisaation asianhallinnan kehittämiseen ja hankintaan, joka tehdään julkisen hankintalain mukaisena kilpailutuksena. Vaatimukset toimivat kilpailutuksen pohjana ja myöhemmin asianhallinnan hankintasopimuksen liitteenä.

Kokoelmat

Opinnäytetyöt (Käyttörajattu kokoelma)