Pilvistrategian laadinta julkisen hallinnon organisaatiolle

Abstract

Kehittämistyön tavoitteena oli laatia pilvistrategia julkisen hallinnon organisaatioille ohjaamaan muutosta nykyisistä alustaratkaisuista kohti pilvipalveluita. Pilvipalvelut ovat muuttaneet tavan, jolla tietoteknisiä resursseja voidaan tuottaa. Pilvipalveluiden myötä palvelimet, levytila, verkot ja laskentakapasiteetti ovat muuttuneet hyödykkeiksi, joita on mahdollista hankkia standardilla tavalla ja joista maksetaan vain käytön perusteella. Pilvipalveluiden käyttö on yleistymässä nopeasti myös julkisessa hallinnossa.

Organisaatioiden pilvisiirtymää ei tulisi lähestyä vain teknologisena muutoksena, vaan sillä on laajempia vaikutuksia organisaation toimintaan. Vaikka eri organisaatioiden pilvisiirtymissä voidaan tunnistaa paljon yhtäläisiä piirteitä, on jokaisen organisaation lähtökohdat pilvipalveluiden hyödyntämiselle erilaiset. Siksi on tärkeää, että organisaatio määrittää pilvisiirtymän tavoitteet omien lähtökohtien perusteella ja liittää tavoitteet organisaation toimintaan ja strategiaan.

Tutkimuskysymyksinä oli määrittää pilvisiirtymälle strategiset tavoitteet, laatia visio pilvisiirtymän toteuttamiselle, tunnistaa pilvisiirtymää ohjaavat rajaukset ja vaatimukset sekä luoda pilvialustojen hyödyntämiselle hallinnointimalli. Tutkimuksessa hyödynnettiin alan kirjallisuutta, pilvisiirtymästä laadittuja oppaita sekä julkiselle hallinnolle suunnattuja linjauksia ja ohjeita.

Strategian laadintaa varten kohdeorganisaatiossa asetettiin työryhmä, joka työskenteli marraskuusta 2022 maaliskuun loppuun 2023. Työskentelymenetelmänä strategiaprosessin aikana olivat fasilitoidut työpajat, jotka mahdollistava työryhmän jäsenten tasapuolisen osallistumisen. Strategian laadinnan aluksi kohdeorganisaation digitaalisten palveluiden nykytilaa analysoitiin soveltamalla Porterin arvoketjun analyysia (Value Chain). Nykytilan analyysin perusteella tunnistettiin, miten pilvisiirtymän avulla voidaan tuottaa digitaalisia palveluita hyödyntäville asiakkaille merkittävää lisäarvoa.

Strategiassa määriteltiin neljä keskeistä strategista tavoitetta organisaation pilvisiirtymälle sekä toimeenpanoa tukevat alatavoitteet ja strategian mittarit. Pilvisiirtymälle määriteltiin visio vuoden 2025 loppuun saakka. Visiota varten laadittiin kaksi vaihtoehtoista skenaariota pilvisiirtymän toteutumiseksi sekä tuotettiin skenaarioista SWOT-analyysit. Lisäksi strategiatyössä tunnistettiin lainsäädännöstä ja julkisen hallinnon linjauksista nousevia vaatimuksia, jotka huomioitiin pilvistrategiaan määritellyissä ohjaavissa periaatteissa. Työryhmä tunnisti strategian laadinnan aikana millaisia uusia rakenteita ja hallinnointikäytänteitä pilviympäristössä toimiminen tulee organisaatioilta edellyttämään.