Perehdytyksen kehittäminen : julkisen hankinnan valmistelu

Abstract

Tämän toimintatutkimuksena toteutetun työn tavoitteena oli kehittää Helsingin kaupunginkanslian elinkeino-osastolle perehdytysmalli, jolla tuetaan asiantuntijoita hankintaprosessin läpiviemisessä kaupungin ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti. Osastolla oli tunnistettu tarve tarjota enemmän tukea hankinnan valmistelijoille, jotta he voivat suorittaa työtehtävänsä onnistuneesti ja aikataulussa pysyen. Todennäköisyys tahattomiin virheisiin kasvaa, jos tulee esiin työvaiheita, joita ei ole tunnistettu tai osattu ennakoida hankinnan valmistelussa. Kehittämistehtävä rajattiin pienhankintojen valmisteluun, koska ne valmistellaan itsenäisesti osastolla, kun taas suuremmat kansallisen kynnysarvon ylittävät hankinnat valmistellaan yhteistyössä kaupungin hankinta-asiantuntijoiden kanssa.

Tutkimuksen viitekehyksenä hyödynnettiin perehdytyksen sekä osaamisen kehittämisen kirjallisuutta, että tieteellisiä artikkeleita. Nykytila-analyysin tiedonkeruu tehtiin laadullisen tutkimuksen tiedonkeruumenetelmin. Tietoa kerättiin teemahaastatteluilla, havainnoinnilla ja tutustumalla perehdytysmateriaaleihin ja hankintaohjeistuksiin. Kehittämismenetelmistä tutkimukseen hyödynnettiin palvelumuotoilua, joka korostaa käyttäjälähtöisyyttä ja iteratiivisuutta. Benchmarking eli vertaileva kehittäminen soveltui palvelumuotoilun rinnalle, tutkittaessa kaupungin toisten toimialojen käytäntöjä.

Toiminnallisessa osuudessa toteutettiin kehittämisprojektiin valituille hankintamentoreille suunnattu perehdytysprojekti, jossa keskityttiin kehittämään hankinnan valmistelijan työhön opastamista. Työpajojen ja ryhmäkeskusteluiden avulla osallistujat saivat tuoda esiin kehitysehdotuksia perehdytysmalliin ja -aineistoihin. Tutkimuksen tuloksena syntyi osastolle räätälöity perehdytysmalli.

Kehittämistehtävän tavoitteena oli luoda uusi perehdytysmalli hankinnan valmistelijoille. Aiemmin perehdytys oli keskittynyt yleisperehdytykseen, eikä hankinnan valmistelijoille ollut yksiköissä omaa perehdytystä. Uuden toimintamallin myötä hankinnan valmistelijaa tuetaan yksiköissä vuorovaikutteisesti ja oikea-aikaisesti. Uuden toimintamallin tuloksellisuus edellyttää jatkuvuutta yksikön esimiehen toiminnan osalta, osaston sisäiseltä viestinnältä, hankintamentoreiden vertaistuen ylläpitämiseltä ja edelleen kehittämistä.