BI-raporttikokonaisuus yrityksen kuukausiraportointiin

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön eli produktin tavoitteena oli laatia BI-pohjainen raportointikokonaisuus kohdeyrityksen kuukausiraportointiin. Kohdeyrityksessä on ollut käytössä vastaava Excel -pohjainen ratkaisu, jonka kuukausittain tapahtuva päivittäminen on suhteellisen aikaa vievä ja manuaalinen prosessi. Käytetty kehittämistyön menetelmä muistuttaa lähinnä vesiputousmallia, mutta esimerkiksi testausta tehtiin läpi koko toteutusvaiheen. Produkti toteutettiin Power BI:ssa, minkä johdosta kuukausiraportoinnin avainlukujen päivittäminen tapahtuu ohjelmiston suorittamana. Näin data on aiempaa huomattavasti nopeammin saatavilla. BI-ohjelmistolla toteutettuna raporttia on myös helpompi modifioida, suodatukset sekä visualisoinnit ovat monipuolisempia ja eri kausien vertailusta tulee vaivattomampaa. Data on myös vähemmän herkkä manuaalisessa työssä tapahtuville virheille. BI-alustalla toteutettu produkti on ennen kaikkea käyttäjäystävällisempi, mikä koskee paitsi raporttien käyttöä niin myös sen pohjalta suoritettavaa datan analysointia. Työ rajattiin tuloslaskelman, taseen ja rahoituslaskelman avainlukuihin. Lisäksi produkti rajattiin vain kohdeyrityksen, joka on emoyhtiö, ja sen tytäryhtiöiden muodostamaan alakonserniin. Tutkimusongelmana oli vastata kysymykseen: miten kehittää kohdeyrityksen kuukausiraportoinnin avainlukujen tuottamista ja analysointia tehokkaammaksi BI-teknisin keinoin. Opinnäytetyön tietoperusta koostuu kahdesta kokonaisuudesta, joista ensimmäisessä käsitellään yrityksen laskentatoimen sisältämiä käsitteitä ja roolia yrityksissä, yrityksen raportointia sekä konsernin rakennetta ja konsernitilinpäätöksen laatimista. Tätä ensimmäistä kokonaisuutta voisi kutsua laskentatoimen osioksi. Tietoperustan toisen kokonaisuuden muodostavat relaatiotietokannat ja sen keskeiset käsitteet, Business Intelligence käsitteenä ja sen historia, BI-markkinoiden nykytilanteen katsaus sekä Microsoft Power BI -ohjelmiston esittely. Tämä tietoperustan toinen kokonaisuus muodostaa siis eräänlaisen IT-osion. Opinnäytetyö toteutettiin syksyn 2022 ja kevään 2023 aikana ja sen tuloksena syntyi neliosainen raporttikokonaisuus sisältäen tuloslaskelman, taseen, rahoituslaskelman ja operatiivisen nettokäyttöpääoman raportit. Produkti onnistui erityisesti porautumisessa, sillä toisin kuin aiemmassa Excel-toteutuksessa produktissa on kaksitasoinen hierarkia, joka sallii porautumisen tiliryhmätasolta kirjanpidon tileihin. Aiemmassa raportointimallissa jokaista kuukautta vastasi oma tiedosto, mutta produktissa kaikki kaudet ovat samassa raportissa. Opinnäytetyöprosessin aikana kohdeyritykseen siirtyi uusi liiketoiminta-alue, jota haluttiin tarkastella erikseen. Tällaisen muutoksen toteuttaminen olisi ollut varsin hankalaa aiemmassa työkalussa, mutta produktissa eri liiketoiminta-alueiden seuranta onnistuu kätevästi painikkeiden avulla. Työn loppupuolella kerätyt käyttäjäpalautteet eivät synnyttäneet enää varsinaisia muutoksia produktiin, vaan niistä kaikki katsottiin opinnäytetyön rajauksen ja niiden tuottaman lisäarvon kannalta sellaisiksi, että ne voitiin siirtää produktin valmistumisen jälkeisiksi kehityskohteiksi.