Pienhankintaosaamisen kartoittaminen ja pienhankintaohjeiden laatiminen HUS Kiinteistöt Oy:lle

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli pienhankintaosaamisen kartoittaminen ja pienhankintaohjeiden laatiminen HUS Kiinteistöt Oy:lle. Työn tarkoituksena oli kartoittaa pienhankintoja tekevien työntekijöiden osaamisen nykytilan taso sekä luoda pienhankintaohjeet, joilla yhtenäistetään pienhankintojen toimintatapoja ja kehitetään pienhankintaosaamista. Tutkimuskysymyksenä oli, miten ja millaisilla ohjeilla kehitetään ja tuetaan parhaiten HUS Kiinteistöt Oy:n pienhankintoja tekevien työntekijöiden pienhankintaosaamista.

Kehittämistyö toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena, jossa käytettiin laadullisia ja määrällisiä aineistonkeruumenetelmiä. Tutkimuksen aineisto kerättiin pienhankintaosaamisen kartoituskyselyllä HUS Kiinteistöt Oy:n henkilöstöltä sekä hankinta-asiantuntijoiden ja varaston työntekijöiden teemahaastatteluilla. Aineistona hyödynnettiin myös organisaation olemassa olevia dokumentteja. Teemahaastatteluista kerätty aineisto litteroitiin ja sitä tarkasteltiin tutkimuskysymyksen näkökulmasta. Tutkimuksen tietoperusta koostui julkisten hankintojen ja pienhankintojen sekä osaamisen, sen kartoittamisen ja kehittämisen teoriasta. Työssä tehtiin tutkimusaineiston pohjalta pienhankintaohjeet sekä kartoitettiin pienhankintaosaamisen nykytilan taso.

Tutkimuksen tulosten perusteella pienhankintaosaamisen taso organisaatiossa on hyvin vaihtelevaa. Suurin koulutustarve pienhankintaprosessissa havaittiin tarjouspyynnön laatimisessa, tarjouskilpailun aikaisessa toiminnassa sekä hankintapäätöksen luomisessa ja tiedoksiannossa. Vahvin osaaminen oli pienhankinnan valmistelussa. Teemahaastatteluiden tuloksissa nousi vahvasti esille koulutusten ja pienhankintaohjeiden tarve. Kehitystyönä luotiin HUS Kiinteistöt Oy:lle pienhankintaohjeet.

Tuloksia voidaan hyödyntää HUS Kiinteistöt Oy:n pienhankintaosaamisen jatkokehittämisessä. Pienhankintaosaamisen kehittymistä on mahdollista tarkastella vuoden päästä teettämällä henkilöstöllä osaamisen kartoituskysely uudelleen.

The aim of the thesis was to make an inventory on small procurement competence and create small procurement instructions for HUS Kiinteistöt Oy. The purpose of the thesis was to make an inventory of the current level of competence of employees involved in small procurement and create guidelines to standardize the processes and improve small procurement competence. The research question was how and with what kind of instructions could the small procurement competence of HUS Kiinteistöt Oy employees be best developed and supported.

The development work was carried out as a qualitative case-study research using qualitative and quantitative data collection methods. The research material was collected through a survey of small procurement competence and theme interviews. The existing documents of the organization were also used as a material. The theoretical basis of the study consisted of the theory of public procurement, small procurement, competence, competence inventory and competence development. Based on the research material, small procurement instructions were created, and the current level of small procurement competence was assessed.

The results of the study showed that the level of small procurement competence in the organization is very variable. The biggest need for training was identified in the small procurement process in the preparation of the offer request and its contents, in the operation during the offer competition and the creation and notification of the procurement decisions. The strongest competence was found in the preparation phase of small procurement. The need for training and small procurement instructions was strongly emphasized in the results of the theme interviews. As a development work, small procurement instructions were created for HUS Kiinteistöt Oy.

The results can be used in the further development of small procurement competence at HUS Kiinteistöt Oy. The development of small procurement competence can be reviewed after a year by conducting another competence assessment survey among employees.