Pelastustoimen kansallisten tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyn viitekehys

Abstract

Pelastustoimessa kansallisia tietojärjestelmiä on vähän, joskin tulevaisuuden suunta on, että toimintaa kaikilta osin viedään kohti kansallisempaa ja yhdenmukaisempaa suuntaa, huomioiden myös tietojärjestelmät. Yhteisillä tietojärjestelmien suunnittelu- ja hankinnan toteutusprosesseilla varmistetaan osaltaan lopputuotteiden laatu, toiminnallisten tarpeiden täyttäminen, yhteen toimivuus sekä kustannustehokkuus, kun tietyt toimintamallit ovat valmiina, eikä niitä tarvitse keksiä aina uudelleen.

Pelastustoimeen tarvitaan uusia kansallisia tietojärjestelmiä, mutta tällä hetkellä ei ole yhtenäistä sovittua tapaa sille, miten järjestelmiä jatkossa määritellään tai miten niiden vaatimukset kerätään, kirjataan talteen, katselmoidaan, hyväksytään toteutettavaksi ja viime kädessä viedään kohti hankintaprosessin käynnistämistä. Pelastustoimessa ei ole kaikilta osin tunnistettu sellaisia vaatimuksia, jotka toistuvat tietojärjestelmästä toiseen.

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin yhden jo määritellyn kansallisen tietojärjestelmän vaatimusmäärittelyä vertaillen sitä julkisen hallinnon suosituksissa (JHS) esille tuotuihin vaatimusmäärittelyn menetelmiin. Tutkimuksen lopputuloksena tuotiin esille eroavaisuudet JHS:n suositusten ja nykyisten, jo tehtyjen vaatimusmäärittelyiden määrittelyprosessien välillä. Näiden ohella haastateltiin pelastustoimen tietojärjestelmien vaatimusmäärittelyyn osallistuneita henkilöitä sekä toimialan ulkopuolisia ohjelmistoyrityksiä, jotta saatiin selvyys sille, voitaisiinko joitakin asioita tehdä paremmin vaatimusmäärittelyn keräämisen sekä dokumentoinnin osalta. Olemassa olevien järjestelmien vaatimusmäärittelyiden osalta tunnistettiin ne osa-alueet, jotka voisivat olla hyödynnettävissä tulevien järjestelmien suunnittelussa.

Lopputuloksena tuotettiin ehdotus prosessista vaatimusmäärittelyiden keräämiselle, tallentamiselle, hyväksynnälle ja vaiheille hankintaprosessin käynnistämiseksi. Näiden ohella ehdotettu prosessi ottaa kantaa vaatimusmäärittelyiden jatkohyödyntämiseksi.

There are few national information systems in the finnish rescue services, although the future direction is to move, in all, towards a more national and harmonized approach, also taking into account information systems. Common information systems design and procurement implementation processes help to ensure the quality of end products, the fulfillment of operational needs, interoperability and cost-effectiveness when certain operating models are in place and do not always have to be reinvented.

New national information systems are needed for the finnish rescue services, but there is currently no uniform agreed way on how the systems will be defined in the future or how their requirements will be collected, recorded, reviewed, approved for implementation and ultimately taken towards launching the procurement process. The rescue services has not fully identified the requirements that recur from one information system to another.

In this thesis, the requirements definition of one already defined national information system was examined by comparing them with the requirements definition methods presented in the JHS recommendations. As a result of the study, discrepancies between the JHS recommendations and the current requirements specification processes were highlighted. In addition to these, people involved in the existing requirements definition of information system as well as software companies outside the industry were interviewed in order to find out whether some things could be done better regarding the collection of the requirements definition and documentation. Reusable requirements specifications for existing systems that could be used in the design of future systems were also identified.

The result was a proposal for a process for collecting, storing, approving and defining requirements specifications to start the procurement process. In addition, the proposed process will give guidelines on reusability of existing requirements.