Pienen tilitoimiston ohjelmistovalinta

Abstract

TIIVISTELMÄ Oulun ammattikorkeakoulu Liiketalouden koulutusohjelma Taloushallinnon suuntautumisvaihtoehto

Tekijä: Hannele Ylikopsa Opinnäytetyön nimi: Pienen tilitoimiston ohjelmistovalinta Työn ohjaaja: Merja Luukkonen Työn valmistumislukukausi- ja vuosi: Syksy 2014 Sivumäärä: 64 + 17

Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia opas pienelle, aloittavalle 1-2 työntekijän tilitoimistolle taloushallinnon ohjelmiston valintaan. Taloushallinnon ohjelmisto on tilitoimiston tärkein työkalu, joten sen valinnalla on suuri vaikutus tilitoimiston toimintaan. Ohjelmistoja on paljon tarjolla, ja vaatimusmäärittely valintaprosessin alussa voi olla vaikeaa. Oppaan tarkoituksena on toimia apuna ohjelmistonvalintaprosessissa. Oppaan toimeksiantaja on Taloushallintoliitto ry.

Tutkimuksellisena lähestymistapana opinnäytetyössä on konstruktiivinen tutkimus, ja tutkimusmenetelmänä on käytetty kvalitatiivista sisällön analysointia. Tutkimusaineisto koostuu 23:sta ammattikorkeakoulussa tehdystä opinnäytetyöstä. Opinnäytetyö etenee tutkimuksen kuvauksesta käsitteistöön, jota kuvataan teorian ja kokemuksellisen tiedon avulla. Kokemuksellinen tieto perustuu tutkimusai-neistoon ja opinnäytetyön tekijän käytännön kokemukseen, kun taas teoreettinen tieto perustuu alan kirjallisuuteen, tutkimuksiin ja julkaisuihin.

Opinnäytetyö muodostaa kuvan pienestä, 1-2 työntekijän tilitoimistosta, sekä sen ohjelmistovalinnassa huomioon otettavista asioista. Tuloksena havaitaan, että pienen tilitoimiston asiakaskunta koostuu pääasiassa pienistä yrityksistä. Pieneltä tilitoimistolta ostetaan pääasiassa vain ydinpalveluita, lisäpalveluiden tarve pienen tilitoimiston asiakaskunnalla on vähäistä. Sähköinen taloushallinto on tilitoimistoalan tulevaisuutta, mutta pienet yritykset kokevat sen vielä tarpeettomaksi. Tilitoimiston on kuitenkin hyvä pysyä alansa kehityksessä mukana, ja ottaa sähköisen taloushallinnon mahdollisuus huomioon myös ohjelmiston valintaa tehdessään.

Ohjelmiston valinta kannattaa tehdä tarkasti ja kiireettä. Ohjelmistoa valittaessa on otettava huomioon tilitoimiston koko ja tulevaisuuden suunnitelmat, asiakkaiden tarpeet, tilitoimistossa käytössä oleva tietotekniikan tuntemus ja ohjelmiston käyttöön ottoon ja ylläpitoon liittyvät kustannukset. Kustannusten laskeminen voi olla vaikeaa, sillä joidenkin ohjelmistojen tarjoukset koettiin tutkimusaineistossa epäselviksi. Ohjelmistovaihtoehtoihin kannattaa tutustua kunnolla ja vertailla käyttäjäkokemuksia. Ohjelmistovalinta on pitkä prosessi, mutta kun se tehdään huolella, saadaan käyttöön käyttöominaisuuksiltaan mahdollisimman hyvä ohjelma. Hyvin toimivalla ja luotettavalla ohjelmalla työskentely on joustavaa ja nopeaa. Hyvä taloushallinnon ohjelma mahdollistaa hyvän asiakaspalvelun.

Asiasanat: tilitoimisto, taloushallinto, taloushallinnon ohjelmisto

ABSTRACT Oulu University of Applied Sciences Degree Programme in Business Economics, Option of Financial Adminstration

Author: Hannele Ylikopsa Title of Bachelor´s thesis: Software evaluation and choice for a small accounting firm Supervisor: Merja Luukkonen Term and year of completion: Autumn 2014 Number of pages: 64 + 17

The aim of this study was to complete a guide for a small accounting firm to find financial management software. The guide was made especially for accounting firms with 1-2 employees which are about to start their business. Financial management software is the most important tool for the accounting firm so an appropriate choice has a major impact on the functioning of the accounting firm. The purpose of this study was to find out what should been taken into account when selecting financial management software. The client of the thesis was Association of Finnish Accounting Firms.

The thesis adopted by constructive scientific approach. The theory focused on literature, financial management publications and researches as well as information obtained from different media. The study consisted of 23 theses completed at Universities of Applied Sciences. They were analyzed using qualitative content analysis.

The thesis aimed to create an overview of small accounting firm and what it should take account when selecting financial management software. According to the results, customers of small accounting firms are usually small firms and they need help only in core services such as accounting, payroll and help with tax issues. Electronic financial accounting is the future of the sector, but small businesses find it even unnecessary. It is, however, good for an accounting firm to stay involved in the development, and the electronic financial accounting should be taken into account when selecting the software.

It can be concluded that software selection should be done carefully. Small accounting firms should think about the size of the accounting firm, plans for the future, customers' needs, the firm’s knowledge of information technology and the costs that software deployment and maintenance are associated with. Software options should be thoroughly explore and compare the user experience. Software selection is a long process but once it is done carefully, it will be possible to use the features of a good program. A well-functioning and reliable work program is flexible and fast. Good accounting software enables good customer service.

Keywords: accounting firm, administration, financial management software