Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto : case yritys X

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli ottaa käyttöön sähköinen arkistointi Visma Fivaldi taloushallinto-ohjelmistossa toimeksiantajan asiakasyritykselle X. Sähköisten työmenetelmien käyttäminen on suuri osa tehokasta yritystoimintaa ja niiden käyttö korostuu nykyaikaisissa taloushallinnon työtehtävissä. Sähköinen taloushallinto koostuu monista osa-alueista, joista yksi on taloushallinnon sähköinen arkistointi.

Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, tarkemmin ottaen kehittämistutkimuksena. Tutkimus jaettiin teoreettiseen ja toiminnalliseen osuuteen. Teoreettinen osuus muodostui taloushallinnon kehityksestä paperittomasta kirjapidosta älykkääseen taloushallintoon ja pääasiallisesti taloushallinnon arkistointia säätelevistä laeista ja säädöksistä. Nämä lakien ja säädösten edellyttämät vaatimukset antoivat suuntaviivat arkistoinnille ja opinnäytetyön toiminnalliselle osuudelle. Toiminnallisessa osuudessa otin käyttöön sähköisen arkistoinnin asiakasyritys X:lle. Osuuteen sisältyi Visma Fivaldin sähköisen arkistoinnin käsikirjaan perehtyminen ja osallistuvan havainnoinnin tekeminen käyttöönoton aikana.

Tuloksena voin todeta, että sähköisen arkistoinnin käyttöönotto oli hyödyllistä sekä toimeksiantajan että asiakasyrityksen X kannalta. Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto ja taloushallinnon toteutuminen digitaalisesti mahdollistavat työskentelyn ajasta ja paikasta riippumatta.

The purpose of the thesis was to implement electronic archiving in the Visma Fivaldi financial management software for client company X. Using electronic work methods is a large part of efficient business operations and the use is highlighted in modern financial management tasks. Electronic financial administration consists of many areas, one of which is electronic archiving of financial administration.

The work was carried out as a functional thesis, more precisely as a development study. The study was divided into a theoretical and an operational part. The theoretical part consisted of the development of financial administration from paperless accounting to intelligent financial administration and mainly the laws and regulations regulating the filing of financial administration. These requirements required by laws and regulations gave guidelines for archiving and the functional part of the thesis. In the operational part, electronic archiving was implemented for client company X. The part included getting familiar with Visma Fivaldi's electronic archiving manual and making participant observation during the implementation.

As a result, it can be state that the introduction of electronic archiving was beneficial for both the client and client company X. The introduction of electronic archiving and the realization of financial management digitally enable working and traveling regardless of time and place.