Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto : case yritys X
Rautio, Miia (2023)
Rautio, Miia
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060320960
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060320960
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli ottaa käyttöön sähköinen arkistointi Visma Fivaldi taloushallinto-ohjelmistossa toimeksiantajan asiakasyritykselle X. Sähköisten työmenetelmien käyttäminen on suuri osa tehokasta yritystoimintaa ja niiden käyttö korostuu nykyaikaisissa taloushallinnon työtehtävissä. Sähköinen taloushallinto koostuu monista osa-alueista, joista yksi on taloushallinnon sähköinen arkistointi.
Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, tarkemmin ottaen kehittämistutkimuksena. Tutkimus jaettiin teoreettiseen ja toiminnalliseen osuuteen. Teoreettinen osuus muodostui taloushallinnon kehityksestä paperittomasta kirjapidosta älykkääseen taloushallintoon ja pääasiallisesti taloushallinnon arkistointia säätelevistä laeista ja säädöksistä. Nämä lakien ja säädösten edellyttämät vaatimukset antoivat suuntaviivat arkistoinnille ja opinnäytetyön toiminnalliselle osuudelle. Toiminnallisessa osuudessa otin käyttöön sähköisen arkistoinnin asiakasyritys X:lle. Osuuteen sisältyi Visma Fivaldin sähköisen arkistoinnin käsikirjaan perehtyminen ja osallistuvan havainnoinnin tekeminen käyttöönoton aikana.
Tuloksena voin todeta, että sähköisen arkistoinnin käyttöönotto oli hyödyllistä sekä toimeksiantajan että asiakasyrityksen X kannalta. Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto ja taloushallinnon toteutuminen digitaalisesti mahdollistavat työskentelyn ajasta ja paikasta riippumatta.
Työ toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, tarkemmin ottaen kehittämistutkimuksena. Tutkimus jaettiin teoreettiseen ja toiminnalliseen osuuteen. Teoreettinen osuus muodostui taloushallinnon kehityksestä paperittomasta kirjapidosta älykkääseen taloushallintoon ja pääasiallisesti taloushallinnon arkistointia säätelevistä laeista ja säädöksistä. Nämä lakien ja säädösten edellyttämät vaatimukset antoivat suuntaviivat arkistoinnille ja opinnäytetyön toiminnalliselle osuudelle. Toiminnallisessa osuudessa otin käyttöön sähköisen arkistoinnin asiakasyritys X:lle. Osuuteen sisältyi Visma Fivaldin sähköisen arkistoinnin käsikirjaan perehtyminen ja osallistuvan havainnoinnin tekeminen käyttöönoton aikana.
Tuloksena voin todeta, että sähköisen arkistoinnin käyttöönotto oli hyödyllistä sekä toimeksiantajan että asiakasyrityksen X kannalta. Sähköisen arkistoinnin käyttöönotto ja taloushallinnon toteutuminen digitaalisesti mahdollistavat työskentelyn ajasta ja paikasta riippumatta.