Organisaation ostolaskuprosessin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin ostolaskuprosessin kehittämistä Seinäjoen koulutuskuntayhtymän taloushallinnossa. Seinäjoen koulutuskuntayhtymän taloushallinnossa otettiin käyttöön robotti rutiininomaisissa sekä kuukausittain samoina toistuvien ostolaskujen käsittelyssä. Robotti käsitteli laskuja, joiden tiliöinti on helposti opetettavissa robotille. Automatisoinnin kautta ostolasku lähti asiatarkastukseen tiliöitynä. Näin hyväksymisprosessi nopeutui. Tälle kehittämistyölle laadit-tiin myös prosessikuvaus. Organisaatioon tulee laskuja, joiden tiliöinti ei toteudu aina samanlaisena. Tutkimuksessa mietittiin tähän ratkaisuja ja tiliöintimallia, joka olisi myös opettavissa robotille. Kehittämistyön tarkoituksena oli edelleen poistaa ostoslaskujen manuaalista käsittelyä, hyödyntää robotiikkaa ja sen myötä tehokkaampaa ostolaskujen käsittelyn prosessia.

Tutkimuksen tietoperusta perustui ostolaskuprosessiin ja robotiikan hyödyntämiseen taloushallinnon prosesseissa. Tutkimuksen lähestymistapana käytettiin konstruktiivista tutkimusta. Tavoitteena oli konkreettinen tulos, robotiikan laajempi hyödyntäminen ostolaskuprosessissa. Tämä tuloksen rinnalla tutkittiin myös robotiikan hyödyntämisen tehokkuutta, ostolaskujen läpimeno-aikojen nopeutumista. Tutkimuksessa selvitettiin myös työntekijöiden työnkuvan muutoksia robotiikan käyttöönoton jälkeen.

Tutkimus toteutettiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla, jossa tutkija määritteli kysymykset, mutta haastateltavat vastasivat niihin omin sanoin. Haastateltavilla oli myös mahdollisuus poiketa kysymyksien järjestyksestä. Lisäksi tutkimuksessa toteutettiin havainnointia seuraamalla robotiikan käyttöä, toimintaa ostolaskujen käsittelyssä. Näillä menetelmillä saatiin konkreettinen kuva robotiikan käytön nykytilasta sekä kehitettävistä kohteista. Kehittämistehtävä toteutettiin yhdessä toimeksiantajan kanssa ja haastateltiin talousjohtajaa ja taloushallinnon työntekijöitä. Ymmärrystä automaation hyödyntämiseen haettiin haastattelemalla ohjelmistorobotiikan alan asiantunti-joita, sekä Taloushallinnon asiantuntijaa, joka kertoi automaation hyödyntämisestä alalla.

Kehittämistyön tuloksena oli, että robotille ei pystytä siirtämään laskuja, joiden tiliöinnissä käytetään useita kustannuspaikkoja ja kirjanpitotilejä. Koodaus olisi ollut liian haasteellinen ja aikaa vievää. Siksi lopputuloksena oli, että nämä laskut käsitellään edelleen työntekijöiden voimin. Robotin hyödynnettävyyttä on käytössä ostolaskujen rinnalla muistioiden käsittelyssä, sillä se prosessi on mahdollista toteuttaa robotin tekemänä.