Yrityksen resursointijärjestelmän liiketoimintavaatimusten määrittely Case Yritys X

Abstract

1700-luvun teollisen vallankumouksen jälkeen tuotanto siirtyi massatuotantoon, minkä seurauksena tarve laadunvalvonnalle kasvoi. Laaduntarkastajat ja viitearvot vakiinnuttivat tuotteiden laadun. Japanilaiset kehittivät toisen maailmansodan jälkeen laadunvarmistusjärjestelmän, joka ohjasi koko yritystoimintaa. Suomessa teollistuminen sai kunnolla jalansijaa vasta sodan jälkeen, kun jälleenrakennus alkoi. Tämän päivän liiketoimintaympäristössä korostetaan asiakaskokemusta, mutta sen johtaminen vaatii selkeää tavoitetilaa. Digitalisaatio on tuonut mukanaan tietotyön lisääntymisen, joka vaatii monipuolisia taitoja ja järjestelmiä. Järjestelmien avulla on mahdollista kerätä tietoa toimintaympäristöstä siten, että sitä voidaan hyödyntää yrityksen prosessien laadun seurannassa ja kehittämisessä. Tässä opinnäytetyössä määritellään henkilöstöresursointijärjestelmän liiketoimintavaatimukset Yritys Xin jatkuvien palveluiden resursoinnin tueksi. Tavoitteena on parantaa liiketoiminnan johtamista ja tehokkuutta resursointijärjestelmän avulla. Työssä määritellään resursointijärjestelmän tarkoitus, siihen liittyvät ongelmat ja tulokset, sekä selvitetään nykyisen ympäristön valmiudet järjestelmän hankintaan. Tutkimuksen avulla tarkastellaan tarvittavan tiedon laajuutta, nykyisten järjestelmien hyödyntämistä ja raportoinnin vaatimuksia. Työssä yhdistyvät tiedon johtaminen, prosessien kehittäminen ja vaatimusmäärittely. Työn tavoitteena on tehostaa resursointiprosessia ja parantaa organisaation toimintaa. Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jolle on tyypillistä tutkimuksen eteneminen ja aineiston hankkiminen sykleissä siten, että edellisessä syklissä kerättyä tietoa hyödynnetään tietoperustana ja täydennetään seuraavissa sykleissä. Tutkimuksessa aineistoa kerättiin yrityksen olemassa olleista dokumentaatioista nykyisestä toimintaympäristöstä, haastattelemalla jatkuvan palvelun tuotantotiimien esihenkilöitä sekä jatkuvien palveluiden esihenkilöiden ja johdon työpajassa. Tutkimuksen tavoitteena oli määritellä henkilöstöresursointisovellukselle liiketoimintavaatimusten määrittely järjestelmän hankintaprosessin tueksi. Tutkimuksen lopputuloksena pystyttiin laatimaan liiketoimintavaatimusten määrittely, jossa kuvattiin tarvittavat toiminnot resursointisovellukselle. Tutkimuksen edistyessä kuitenkin havaittiin, että nykyisen liiketoimintaympäristön järjestelmien migraatioprosessi on keskeneräinen, samoja tietoja tallennettiin eri paikkaan ja resursoinnin raportoitiin ei ollut selkeitä malleja, jotta järjestelmän käyttöönotto olisi sellaisenaan järkevää ilman että järjestelmä kykenisi korvaamaan tai toimimaan yhden tai useamman nykyjärjestelmien tilalla.

The industrial revolution in the 18th century made mass production possible, which defined the requirement for quality control. This developed new roles for quality controllers and reference values to make sure product met requirements and standards. After the second world war, Japan's car manufacturer developed a quality management system, that controlled the whole company business. In Finland industrialism took its place after wars when land started reconstructing itself. As in the modern business environment companies try to highlight customer experience, but that requires continuous development and common goals in leadership practices. Working in nowadays digitalized environment requires a comprehensive skill set to manage in different work tasks in roles, which are known as knowledge work. Business systems are helpful to collect and manage information from the business environment so that information can be used to develop and compare business processes and service or product quality. This thesis gathers business requirements for the personnel resource management system for Yritys X continuous services. The final goal is to improve business leadership and efficiency with the help of a resource management system. The thesis defines the need for a resource management system but also points some issues and results about the maturity of the current environment for the system. The research investigates the form and quality of usable data, and how the current system environment can support or meet requirements for the usage and review reporting needs. The research combines knowledge leadership, process development, and requirement specification. Research results can be used to develop and streamline the company resource management process. The selected research method was action research, which typically proceeds forward and collects data in similar cycles with different methods. In this research process information was collected from existing process and system documentation, with interviewing managers and directors from teams that deliver continuous support functions in a technical environment. After all requirements were defined, the requirement was validated in workshop between these same managers and directors. The results of this research can be used in the procurement process for resourcing systems. As the result of this research produced fully described and validated business requirement specifications for resource planning systems which can be used as part of the procurement process. During the research, it was quite clearly pointed out that the current system environment and way of working and leadership didn’t support this kind of system implementation in its current state. Similar information was managed in different systems and knowledge management is quite tangled. There were no precise reporting models or support functions to develop process as such, without that new system could replace one or many of the current systems.