Projektitoiminnan kehittäminen media-alan yrityksessä

Abstract

Tämän opinnäytetyön avulla pyrittiin löytämään keinoja projektitoiminnan kehittämiseen toimeksiantajayrityksessä.

Projektityöhön liittyvässä tutkimuksessa on todettu, että projektien määrä ja monimutkaisuus on kasvanut viime vuosien aikana, ja myös toimeksiantajaorganisaatio on havainnut olevansa samankaltaisessa tilanteessa. Erityisesti sisäisiä kehitysprojekteja tehdään enemmän kuin aiemmin, niistä on muodostunut aiempaa monimutkaisempia ja ne vaativat sekä projektipäälliköltä että projektiryhmältä enemmän.

Kun puhutaan organisaation projektitoiminnan kehittämisestä, on hyvä ensin määritellä millainen on ylipäätään organisaation projektiympäristö, ja siihen liittyviä avainkäsitteitä. Tässä työssä asiaa on lähestytty ensin organisaation projektinhallinta (Organizational Project Management) -termin kautta, jolla kuvataan tapoja, jolla organisaatio pyrkii yhteensovittamaan eri projektien, hankkeiden ja operatiivisen työn siten, että organisaatio saavuttaa tavoitteensa ja sille muodostuu työstä myös lisäarvoa. Organisaation projektinhallinnan osia ovat esimeriksi erityyppiset projektit ja portfoliot, joiden johtamisperiaatteita esitellään opinnäytetyössä. Yksi organisaation projektinhallinnan ilmentymä voi olla esimerkiksi projektitoimisto (Project Management Office, PMO). Englanninkieliselle PMO-lyhenteelle on olemassa lukematon määrä eri määritelmiä ja vähintään yhtä monta tehtävää, mutta toimeksiantajan kontekstissa projektitoimiston tehtävänä on toimia projektipäälliköiden tukena antamalla sekä konkreettista apua projektin eri vaiheissa että tarjoamalla projektipäällikölle erilaisia projektikäytänteitä ja -malleja joiden avulla projektien suunnittelu ja johtaminen olisi helpompaa. Projektitoimisto voi osallistua myös ohjausryhmätyöskentelyyn, mutta ei lähtökohtaisesti vastaa projektien päivittäisestä johtamisesta, ellei toisin ole sovittu.

Tämän opinnäytetyön lopputuloksena toimeksiantajan organisaation projektinhallinnan nykytilaa kuvattiin Müllerin ja kumppaneiden esittelemällä organisaation projektinhallinnan sipulimallilla. Nykytilan ja kehityskohteiden perusteella määriteltiin toimeksiantajan projektitoimiston rooli ja tehtävänkuva, sekä tuotettiin erilaisia projektinhallintaan liittyviä mallipohjia ja konsepteja (mm. projektien luokittelumalli, projektin elinkaarimalli, erilaisia mallipohjia projektipäällikön käyttöön sekä projektiportfolion hallinnan periaatteet). Opinnäytetyö aloitettiin joulukuussa 2022, ja sen tuotokset otettiin käyttöön toimeksiantajaorganisaatiossa elokuussa 2023.