Toiminnanohjausjärjestelmän opas kirjanpidon tiimille
Timonen, Lotta (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023110528618
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023110528618
Tiivistelmä
Toiminnanohjausjärjestelmän opas kirjanpidon tiimille on toiminnallinen opinnäytetyö, jonka tuotoksena syntyi päivittäisen kirjanpidon opas toimeksiantajan tiimille. Päivittäisellä kirjanpidolla viitataan tässä opinnäytetyössä kaikkiin päivittäin, viikoittain ja kuukausittain tapahtuviin työtehtäviin. Toimeksiantajana toimii Monetra Oulu Oy.
Tavoitteena opinnäytetyölle oli saada laajempi käsitys sähköisen taloushallinnon prosesseista, kuinka niistä saadaan mahdollisimman tehokkaita, ja kuinka niitä kontrolloidaan järjestelmien ja sen käyttäjien osalta. Kehittämistehtävän tarkoituksena oli perehdyttää uusia työntekijöitä tiimissä. Tämän lisäksi oppaan tarkoituksena oli vahvistaa kokeneempien työntekijöiden osaamista ja yhtenäistää tiimin toimintaa työtehtävien suorittamisen ja aikataulun kannalta.
Tietoperusta pohjautuu alan kirjallisuuteen sekä luotettavien toimijoiden julkaisuihin tai artikkeleihin. Tietoperusta käsittelee sähköisen taloushallinnon palveluiden tarjoamista ja prosesseja. Lisäksi perehdytään siihen, kuinka sähköisen taloushallinnon prosesseja voidaan standardisoida ja miten se vaikuttaa koko prosessiketjun tehokkuuteen ja kontrolliin. Tietoperustan viimeisessä osiossa käsitellään laadukkaan oppaan luomisprosessia, tunnuspiirteitä ja oppaiden merkitystä taloushallinnon työtehtävissä.
Tutkimusmenetelminä kehittämistehtävälle käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastatteluja. Osallistuvalla havainnoinnilla tehtiin alustava sisällysluettelo oppaalle, sekä luotiin teemahaastatteluihin kysymykset. Teemahaastatteluilla syvennyttiin tiimin jäsenten työtehtäviin sekä siihen, millaisia toiveita heillä on oppaan suhteen. Havainnoinnista ja teemahaastatteluista saatu aineisto analysoitiin teorialähtöisellä analyysilla.
Kehittämistehtävän myötä esiin nousi prosessin tehokkuutta heikentäviä tekijöitä tiimin työskentelyssä. Kaikki kirjanpidon materiaali ei ole vielä digitaalista, kuten ostoreskontraan vastaanotetut laskut. Automaatiota olisi hyvä lisätä prosessien tehostamiseksi. Toisaalta käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää sähköisen kirjanpidon osaprosessit onnistuneesti. Järjestelmä toimii hyvin myös integroitujen ohjelmien, kuten maksuliikenneohjelman kanssa. Kehittämisehdotuksiksi nousi ohjeiden jatkotyöstäminen. Tämä voidaan toteuttaa tekemällä harvemmin tapahtuvista työtehtävistä laadukkaat ohjeet sekä laatimalla kaikista asiakkuuksista asiakaskortit, joihin on kerätty asiakkaiden erityispiirteet. Järjestelmää ajatellen kehittämisehdotukseksi nousi automaation mahdollisuuksien selvittäminen.
Tavoitteena opinnäytetyölle oli saada laajempi käsitys sähköisen taloushallinnon prosesseista, kuinka niistä saadaan mahdollisimman tehokkaita, ja kuinka niitä kontrolloidaan järjestelmien ja sen käyttäjien osalta. Kehittämistehtävän tarkoituksena oli perehdyttää uusia työntekijöitä tiimissä. Tämän lisäksi oppaan tarkoituksena oli vahvistaa kokeneempien työntekijöiden osaamista ja yhtenäistää tiimin toimintaa työtehtävien suorittamisen ja aikataulun kannalta.
Tietoperusta pohjautuu alan kirjallisuuteen sekä luotettavien toimijoiden julkaisuihin tai artikkeleihin. Tietoperusta käsittelee sähköisen taloushallinnon palveluiden tarjoamista ja prosesseja. Lisäksi perehdytään siihen, kuinka sähköisen taloushallinnon prosesseja voidaan standardisoida ja miten se vaikuttaa koko prosessiketjun tehokkuuteen ja kontrolliin. Tietoperustan viimeisessä osiossa käsitellään laadukkaan oppaan luomisprosessia, tunnuspiirteitä ja oppaiden merkitystä taloushallinnon työtehtävissä.
Tutkimusmenetelminä kehittämistehtävälle käytettiin osallistuvaa havainnointia ja teemahaastatteluja. Osallistuvalla havainnoinnilla tehtiin alustava sisällysluettelo oppaalle, sekä luotiin teemahaastatteluihin kysymykset. Teemahaastatteluilla syvennyttiin tiimin jäsenten työtehtäviin sekä siihen, millaisia toiveita heillä on oppaan suhteen. Havainnoinnista ja teemahaastatteluista saatu aineisto analysoitiin teorialähtöisellä analyysilla.
Kehittämistehtävän myötä esiin nousi prosessin tehokkuutta heikentäviä tekijöitä tiimin työskentelyssä. Kaikki kirjanpidon materiaali ei ole vielä digitaalista, kuten ostoreskontraan vastaanotetut laskut. Automaatiota olisi hyvä lisätä prosessien tehostamiseksi. Toisaalta käytössä oleva toiminnanohjausjärjestelmä yhdistää sähköisen kirjanpidon osaprosessit onnistuneesti. Järjestelmä toimii hyvin myös integroitujen ohjelmien, kuten maksuliikenneohjelman kanssa. Kehittämisehdotuksiksi nousi ohjeiden jatkotyöstäminen. Tämä voidaan toteuttaa tekemällä harvemmin tapahtuvista työtehtävistä laadukkaat ohjeet sekä laatimalla kaikista asiakkuuksista asiakaskortit, joihin on kerätty asiakkaiden erityispiirteet. Järjestelmää ajatellen kehittämisehdotukseksi nousi automaation mahdollisuuksien selvittäminen.