Talousmanuaali Konserni X:n ulkoiselle laskennalle

Abstract

Konserni X:n taloustiimillä on ollut jo pidemmän aikaa tarve koota oma toiminta kootusti yhteen dokumenttiin. Ennestään olemassa olevat dokumentit sijaisivat eri sijainneissa ja olivat vaikeasti löydettävissä. Tästä tarpeesta syntyi ajatus tälle opinnäytetyölle.

Tässä opinnäytetyössä käsitellään ulkoista laskentatoimea teorian tasolla sekä käytännön työelämässä. Työn tarkoitus oli luoda Konserni X:n ulkoiselle laskennalle talousmanuaali, joka sisältää kootusti kaiken ulkoisen laskennan toiminnan ja prosessit. Talousmanuaalin tavoitteena on toimia perehdytysmateriaalina uusille ja vanhoille työntekijöille, antaa tilintarkastajille ja sisäiseen tarkastukseen kattava kuva toiminnasta sekä toimia tulevaisuudessa hyvänä suunnannäyttäjänä koko taloustiimin yhteiselle talousmanuaalille.

Teoriaosuudessa perehdyttiin ulkoisen laskentatoimen perusperiaatteisiin ja keskeisiin ominaisuuksiin. Siinä pyrittiin huomioimaan myös Konserni X:ää koskevia erityiskysymyksiä. Teoriaosuuden lopussa käsiteltiin vielä ulkoistamista ja digitalisaatiota ja sitä, miten ne ovat muuttaneet mutta myös, miten ne tulevat muuttamaan ulkoista laskentatoimea. Talousmanuaali toteutettiin toiminnallisena kehittämistyönä, jonka menetelminä käytettiin haastatteluita ja havainnointia. Haastatteluiden ja havainnoinnin tarkoituksena oli saada käsitys jo olemassa olevasta dokumentaatiosta ja mahdollisista puutteista ja kehittämiskohteista. Haastatteluiden kohteena olivat Konserni X:n ulkoisen laskennan työntekijät.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi kattava talousmanuaali Konserni X:n ulkoiselle laskentatoimelle. Talousmanuaali löytyy tämän raportin liitteistä. Talousmanuaalista muodostui kattava koonti kaikesta ulkoisen laskennan toiminnasta. Se sisältää yleistä tietoa manuaalista ja roolituksista, aikataulun vuosi ja kuukausitasolla sekä tärkeimpänä, kuvaukset ulkoisen laskennan toiminnasta ja prosesseista. Siihen on kasattu ja yhtenäistetty jo olemassa olevaa dokumentaatiota, päivitetty entuudestaan puutteellista ja luotu täysin uutta, ennestään puuttuvaa dokumentaatiota. Haasteena tulevaisuudessa talousmanuaalilla tulee olemaan sen aktiivinen päivittäminen ja kehittäminen, jotta sen sisältö pysyy luotettavana ja ajantasaisena. Pelkällä talousmanuaalin luonnilla ei vielä pitkälle pääse, nyt alkaa oikeasti vaikein osuus, sen ylläpitäminen.

The idea of this thesis originated from the need to consolidate Group X's finance team materials into one document. The existing documents were stored in various locations, making them difficult to find.

The thesis examines financial accounting both in theory and in real-world application. Its purpose was to create a financial manual for Group X's financial accounting, which consolidates all its operations and processes. This manual aims to serve as an induction resource for new and existing employees, provide a comprehensive overview for external auditors and internal audits, and serve as a future foundation for the entire finance team.

The theoretical part delved into the fundamental principles and key features of financial accounting, considering specific issues related to Group X. It also explored digitization and outsourcing and how those have and will continue to change financial accounting. The financial manual was developed functionally, using interviews and observations to understand existing documentation and identify areas for improvement. The interviewees were Group X's financial accounting employees.

As a result, a comprehensive financial manual was produced for Group X's financial accounting, which is attached to this report. It offers a thorough compilation of all financial accounting operations. It includes general information about the manual, role assignments, yearly and monthly schedules, and most importantly, descriptions of operations and processes. Existing documentation was consolidated and standardized, outdated information was updated, and entirely new content was created. A future challenge for the manual will be its active updating and enhancement to keep it reliable and up-to-date.