IT-hankintaprosessi – Muutos kohti IT-kokonaishankintaprosessia

Abstract

Tämä opinnäytetyö suoritettiin kehittämistehtävänä Kelan IT-hankintaryhmälle. Kelassa tehdään IT-hankintoja vuosittain merkittävä määrä sekä euromääräisesti että volyymein mitattuna. Kela on merkittävä tekijä Suomen IT-markkinoilla. Opinnäytetyön toimeksianto kumpusi organisaatiossa koetuista haasteista IT-hankintaprosessin tuntemuksessa sekä siihen liittyvien tehtävien ja vastuiden tunnistamisessa. Kehittämistehtävän tavoitteeksi muodostuikin tuottaa sisältöä, joka selkeyttäsi tilaajalle ja muille sidosryhmille IT-hankintatoimea, IT-hankintaprosessia sekä IT-hankintojen toimintaympäristöä ja sitä määrittäviä tekijöitä. Kehittämistehtävän tarkoituksena oli lisätä tietoisuutta tuottamalla kootusti ja ymmärrettävästi aineistoa henkilöille, jotka eivät ensisijaisesti ole hankinnan asiantuntijoita, vaan muun muassa toimivat IT-tuotteen tai -palvelun tilaajana, käyttäjänä, omistajana tai muussa vastaavassa roolissa.

Nykytila kävi selkeästi ilmi toimeksiannosta, mutta sitä tarkennettiin edelleen havainnoimalla. Aineiston hankinnan, haastatteluiden ja asiasisällön perehtymisen jälkeen sisältöä tuotettiin organisaation sisäiselle wikisivustolle. Toimintaympäristö ja sitä määrittävät tekijät kuten lainsäädäntö, strategiat ja ohjeistukset sekä kehittämistehtävän tuotoksena myös kolmivaiheinen IT-hankintaprosessi tehtävineen ja vastuineen kuvattiin. Ohjaavia tekijöitä on paljon, eikä siis ole ihme, että julkiset hankinnat koetaan hitaina ja työläinä. Prosessit päädyttiin kuvaamaan toiminnasta ja kohderyhmästä lähtöisin tavalla, joka auttaa hahmottamaan roolien vastuita sekä toimii oppaana käytännön toimiin. Tämä toteutettiin muun muassa kuvasta käsin toimivilla suorilla linkeillä ohjeisiin tai lisätietoihin sekä värikoodatuin vastuuta kuvaavin kuvakkein. Viralliset, linjausten mukaiset prosessikuvaukset ovat erikseen. Kehittämistehtävän tuottamat kuvaukset toimivat asiakokonaisuuksiin myös perehdyttävinä toiminnallisina kaavioina sekä työohjeina.

Organisaation wikisivustolle tuotetun sisällön pääasiallisina lähteinä toimivat kurssimateriaalit, olemassa olevat sisäiset ohjeet ja kuvaukset, alan kirjallisuus ja lainsäädäntö sekä asiantuntijoilta suoraan saatu tieto. Sisältöä katselmoitiin useita kierroksia ja se muokkautuikin aivan kehittämistehtävän loppuun saakka saadun palautteen ja käytyjen keskusteluiden perusteella. Ilmeni, että katselmoinnit ja kommenttikierrokset olivat välttämättömiä laadunvarmistuksen välineitä.

Merkittävimmät tulokset ovat toimintaympäristön moninaisuuden näkyväksi tekevä kuvaus sekä IT-hankintaprosessiin tehdyt muokkaukset, jotka auttavat hahmottamaan kaikki siihen vaikuttavat tekijät. Tällaista kootusti yhdestä paikasta tai yhdellä silmäyksellä avautuvaa näkymää ei aiemmin ole ollut. Kehittämistehtävän johtopäätöksinä voidaan todeta, että esimerkiksi IT-hankintaprosessin ensimmäiseen vaiheeseen lisättiin IT-hankintaa edeltäviä tehtäviä, jotka eivät ole IT-hankintaryhmän vastuulla, mutta jotka puutteellisesti tehtyinä tai tekemättöminä vaikeuttavat IT-hankintaprosessin etenemistä merkittävällä tavalla. Näiden tehtävien riippuvuuden näkyväksi tekeminen sekä niiden vastuiden selkeän viestimisen tavoitteena on johtaa sujuvampaan ja tehokkaampaan IT-hankintaprosessin läpivientiin. Kelan sujuva IT-hankintaprosessi vaikuttaa myös kilpailutuksiin osallistuviin toimittajiin. Koska volyymit ovat suuria, voi tämäkin vaikutus olla merkittävä.