Viestintä- ja yhteistyöalustan käyttöönoton taustalla julkishallinnon digitalisaatio

Abstract

Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona valtioneuvoston kanslialle kesäkuussa 2023–marraskuussa 2023. Valtioneuvostossa on vuoden 2023 alussa käynnistynyt Yhdessä-hanke, jonka myötä valtioneuvoston intranet uudistuu ja käyttöön otetaan Microsoftin M365 -palvelun sovelluksia. Käyttöönotettavien sovelluksien joukossa on muun muassa OneNote, OneDrive, Planner, WhiteBoard ja Forms. Lisäksi Yhdessä-hankkeessa Microsoft Teamsin käyttöä lisätään entisestään. Microsoftin M365 -palvelun sovellukset on tarkoitus ottaa käyttöön vuoden 2023 lopussa valtioneuvostossa ja opinnäytetyö rajautuu käsittelemään näiden sovellusten käyttöönottoa.

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on luoda ohjeistus Teamsin ja sen työkalujen parhaista käytännöistä valtiovarainministeriön vero-osastolla. Opinnäytetyön tavoitteena on myös selvittää vero-osaston työntekijöiden toiminnallisia tarpeita työssään ja kartoittaa yhteistyövälineiden käytön nykyistä tilaa. Opinnäytetyön tuloksena syntyvän ohjeistuksen myötä pyritään siihen, että vero-osaston työntekijät alkavat käyttämään vanhojen yhteistyövälineiden sijaan Yhdessä-hankkeen myötä käyttöön tulevia Microsoftin M365 -palvelun sovelluksia, kun se on tietoturvallisesti mahdollista.

Opinnäytetyö toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena, koska työn lopputuloksena syntyy ohjeistus vero-osaston käyttöön. Tiedonkeräämisen menetelminä käytettiin konstruktiiviselle tutkimukselle tyypillistä kyselyä ja haastattelua. Kysely tehtiin verkkokysekyselynä Webropol-kysely- ja raportointisovelluksella ja se lähetettiin koko vero-osastolle. Haastattelut toteutettiin puolistrukturoituina ryhmähaastatteluina Teamsin välityksellä. Opinnäytetyön teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään laajasti digitalisaatiota ja sen vaikutusta työhön.

Kyselystä ja haastatteluista saaduista tuloksista voidaan todeta, että parhaita käytäntöjä, jotka tukevat yhteistyövälineiden käyttöä tiimityön tehostamiseksi ovat: tiimin työhön liittyvät asiat käsitellään tiimin omalla alustalla, viestitään tiimin omalla alustalla tiimin asioista sähköpostin sijaan, jaetaan tiedostot tiimissä eikä sähköpostitse ja sovitaan tietty paikka, josta tiedostot ovat tiimiläisten käytettävissä ja käytetään aikataulujen sekä projektien suunnitteluun projektinhallintatyökaluja. Vero-osastolla yhteistyövälineinä on käytetty Doodlea, Google Docsia, Howspacea, Kampuksen työtilaa, Microsoft Teamsia, Skypeä, Tiimeriä, Webexiä ja Zoomia. Edellä mainittuja yhteistyövälineitä on käytetty muun muassa viestintään, kokoustamiseen ja työryhmätyöskentelyyn. Käytetyimmät yhteistyövälineet eli Teams, Skype, Kampuksen työtila ja Tiimeri ovat toimineet hyvin pois lukien Tiimeri. Osastolaiset tarvitsevat työnsä tehostamiseksi yhteistyövälineitä esimerkiksi tekstien laatimiseen ja niiden muokkaamiseen useamman henkilön kanssa, kommunikointiin, kokoustamiseen, tiedostojen jakamiseen. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että ohjeistus tulee vero-osastolla tarpeeseen, koska käyttöön tulevat välineet eivät ole heille tuttuja.