Sopimushallinta osaksi käytännön työtä : sopimushallinnan käyttöopas
Rossi, Suvi (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023111729943
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023111729943
Tiivistelmä
Opinnäytetyö toteutettiin toimintatutkimuksena ja sen tarkoituksena oli kehittää hankintojen sopimushallintaa ja sen ymmärrettävyyttä sekä läpinäkyvyyttä kohdeorganisaatiossa. Opinnäytetyön tavoitteena oli luoda sopimushallinnan käyttöopas perehdyttämisen ja päivittäisen työn avuksi. Työtä tarkasteltiin haastatteluin ja verkkokyselyin, miten sopimushallinnan periaatteet jalkautetaan käytäntöön, miten yhtenäiset toimintatavat vaikuttavat sopimushallinnan onnistumiseen sekä miten perehdytys tukee onnistumista.
Tietopohjassa käsiteltiin sopimushallinnan näkökulmasta sopimusohjausta ja -hallintaa sekä perehdytystä. Teoriaosuudessa esiteltiin sopimusprosessimallia ja sopimuskautta. Perehdytyksen teoriaosuus pohjautui lainsäädäntöön sekä perehdyttämisen eri osa-alueisiin ja rooleihin.
Opinnäytetyö toteutettiin osallistavana toimintatutkimuksena. Tutkimustyyppi oli osa tutkintovaatimuksia tutkimusongelman käytännönläheisyyden takia. Keskeisinä osallistamisen keinoina toimivat virtuaaliset haastattelut sekä työpajat. Haastattelujen ja työpajojen lisäksi hyödynnettiin organisaation olemassa olevaa dokumentointia. Kehitystyön toteutumista arvioitiin kehitystyön mittareiden osoittamien tulosten perusteella. Arvioinnissa hyödynnettiin kehitystyöhön eri vaiheissa osallistuneiden palautteita, jotka kerättiin verkkokyselynä. Kehitystyössä tehtyjä malleja testattiin käytännössä verkkokyselyiden avulla.
Toimintatutkimuksen aikana kehitettiin käyttöopas tukemaan päivittäistä työtä. Lopputuloksena luotiin ensimmäinen versio sopimushallinnan käyttöoppaasta, joka sisälsi hankintaprosessin avaamisen ja sopimushallinnan osaprosessin tarkemman kuvaamisen roolitasolla. Nämä yhdistettiin organisaation olemassa oleviin prosesseihin.
Toimintatutkimus osoitti, että hankintaprosessin ja sopimushallinnan perehdyttämiselle on tarvetta. Osaamisen kasvattaminen mahdollistaa organisaation tehokkaamman ja läpinäkyvämmän talouden ja toiminnan suunnittelun osana hankintoja.
Tietopohjassa käsiteltiin sopimushallinnan näkökulmasta sopimusohjausta ja -hallintaa sekä perehdytystä. Teoriaosuudessa esiteltiin sopimusprosessimallia ja sopimuskautta. Perehdytyksen teoriaosuus pohjautui lainsäädäntöön sekä perehdyttämisen eri osa-alueisiin ja rooleihin.
Opinnäytetyö toteutettiin osallistavana toimintatutkimuksena. Tutkimustyyppi oli osa tutkintovaatimuksia tutkimusongelman käytännönläheisyyden takia. Keskeisinä osallistamisen keinoina toimivat virtuaaliset haastattelut sekä työpajat. Haastattelujen ja työpajojen lisäksi hyödynnettiin organisaation olemassa olevaa dokumentointia. Kehitystyön toteutumista arvioitiin kehitystyön mittareiden osoittamien tulosten perusteella. Arvioinnissa hyödynnettiin kehitystyöhön eri vaiheissa osallistuneiden palautteita, jotka kerättiin verkkokyselynä. Kehitystyössä tehtyjä malleja testattiin käytännössä verkkokyselyiden avulla.
Toimintatutkimuksen aikana kehitettiin käyttöopas tukemaan päivittäistä työtä. Lopputuloksena luotiin ensimmäinen versio sopimushallinnan käyttöoppaasta, joka sisälsi hankintaprosessin avaamisen ja sopimushallinnan osaprosessin tarkemman kuvaamisen roolitasolla. Nämä yhdistettiin organisaation olemassa oleviin prosesseihin.
Toimintatutkimus osoitti, että hankintaprosessin ja sopimushallinnan perehdyttämiselle on tarvetta. Osaamisen kasvattaminen mahdollistaa organisaation tehokkaamman ja läpinäkyvämmän talouden ja toiminnan suunnittelun osana hankintoja.