ICT-projektityöskentelyn optimointi julkishallinnon organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyössä selvitettiin julkishallinnollisen toimeksiantajaorganisaation projektityöskentelyn tehokkuutta ja sen ongelmia. Projektityöskentelyä tarkasteltiin tutkimuksessa sekä projektipäälliköiden että projektissa työskentelevien asiantuntijoiden näkökulmasta. Organisaatiolle laadittiin ohje projektityöskentelyn optimointiin tutkimuksessa havaittujen teemojen pohjalta.

Tapoja projekteissa työskentelyyn on monia, ja ne sisältävät usein samankaltaisia lähestymistapoja. Jokaisella menetelmällä on omat perusperiaatteensa ja sääntönsä, eikä ole olemassa täydellistä menetelmää, joka sopisi jokaisen organisaation ongelmiin. Tutkimuksessa tarkasteltiin, millaisia projektinhallintamenetelmiä ja työkaluja toimeksiantajaorganisaation projekteissa on käytetty, mitkä ovat projektityöskentelyn suurimmat ongelmat ja miten ne voidaan korjata.

Opinnäytetyö antaa yleiskatsauksen organisaation projektityöskentelyyn ja nostaa esiin useita kysymyksiä, jotka olisivat vaatineet oman syvällisemmän tutkimuksensa. Tutkimus keskittyi organisaation projektityöskentelyn ongelmien syiden ja ratkaisujen tunnistamiseen. Tärkeimpiä havaittavia teemoja olivat projektityöskentelyn erottaminen palvelutuotannosta, projektitoimiston perustaminen, aikaisempien projektien kokemusten hyödyntäminen, tiedonhallinnan standardien tarve sekä projektityöskentelyn viestintäongelmat.

The aim of this thesis study was to investigate the efficiency of the commissioning organization’s project work and to clarify its problems.

Project work was investigated from the perspectives of both the project manager and the experts working in the project. There are numerous approaches to working on projects, and they frequently include similar approaches. However, each method has its own basic principles and rules, and there is no perfect method that is suitable for every organization’s problems. The study looked at project management methods and tools used in the commissioning organization’s projects, clarified the biggest problems with project work and how they can be fixed. Guidelines for optimizing project work were developed for the organization based on the themes discovered in the research.

This thesis provides a high-level overview on the organization's project work and raises several issues that require more in-depth research. The study focused on identifying causes and solutions to organizational project work problems, like separating project work from service production, establishing a project office, the use of previous experiences, need for information management standards and the communication problems of project work were the most important themes discovered.