Yritys X:n varaosatilausten prosessin uudistaminen

Abstract

Opinnäytetyö on toiminnallinen työ Yritys X:lle ja se käsittelee Yritys X:n varaosatilausprosessin uudistusta. Aihetta tarkastellaan loppukäyttäjän näkökulmasta ja tavoitteena on arvioida uudistuneen prosessin hyödyt verrattuna edelliseen. Työn lopputuloksena syntyy uudistuneen prosessin prosessikaavio, tehtyjen koulutusmateriaalien ja tukimallin kuvaus sekä käyttöönoton kuvaus ja loppukäyttäjien mielipiteet uudistuneesta prosessista.

Opinnäytetyön teoriaosiossa käydään läpi prosessien mallintamista, prosessien automaatiota sekä projektinhallinnan eri lähestymistapoja. Sidosryhmät, ja erityisesti loppukäyttäjät, ovat tärkeä osa tietoperustaa. Näiden lisäksi käytiin läpi uuden prosessin käyttöönottoa, koulutusta ja tukiverkostoa.

Yritys X on suomalainen autokorjaamoyritys, jonka varaosatilausprosessi on ollut työläs ja aikaa vievä. Loppukäyttäjien työtä haluttiin helpottaa, minkä vuoksi prosessi uudistettiin. Uudistuneessa prosessissa tiedonhakua ja -siirtoa on automatisoidu niin, ettei loppukäyttäjän tarvitse enää syöttää järjestelmiin samoja tietoja useita kertoja. Mikäli tiedot täsmäävät varaosatoimittajalta saadun tilausvahvistuksen ja ostolaskun kanssa loppukäyttäjän ei tarvitse enää tarkastaa niitä, vaan tiedot siirtyvät automaattisesti eteenpäin.

Uudistuneen prosessin käyttöönotto porrastettiin. Uudistunutta prosessia pilotoitiin ensin kahdella toimipisteellä tammikuusta 2023, josta pilotti laajennettiin kesäkuussa 2023 edelleen kahdeksalle toimipisteelle. Opinnäytetyössä esitellään myös uudistuneen prosessin käyttöönoton vaiheet, projektinhallinta sekä millaiset koulutukset pilotin laajennusta ja valtakunnallista käyttöönottoa varten toteutettiin.

Opinnäytetyön puitteissa loppukäyttäjille lähetettiin kysely, jossa heitä pyydettiin arvioimaan uudistuneen prosessin hyötyjä verrattuna edelliseen prosessiin. Heitä pyydettiin myös arvioimaan koulutusta prosessiin. Valtaosa vastaajista arvioi uudistuneen prosessin jokseenkin hyödylliseksi ja aikaa säästäväksi. Opinnäytetyössä arvioidaan, että prosessin automaatioasteen noustessa entisestään, myös loppukäyttäjien tyytyväisyys prosessiin kasvaa, vaikka se on jo ollut korkealla tasolla.

Opinnäytetyössä pyritään myös arvioimaan pilotoinnin onnistumista sekä kesän lomakaudella toteutetun pilotin laajennuksen seurauksia loppukäyttäjien näkökulmasta.